Schenken mit Bedacht – Die juristische Seite des Kundengeschenks

Ein Weihnachten ohne Geschenke, das ist im Grunde genommen undenkbar. Kleinere und größere Aufmerksamkeiten werden zum Fest aber nicht nur unter Familienmitgliedern und Verwandten ausgetauscht; es ist vielmehr gängige Praxis, anlässlich der Feiertage auch an Geschäftspartner zu denken – und an die Kunden. Die weihnachtliche Freigiebigkeit ist allerdings mit einigen rechtlichen Belangen verbunden. Was jedoch kein Grund sein muss, auf einen Ausdruck der Wertschätzung zu verzichten.


 

Wann ist ein Geschenk ein Geschenk?

Eine Begriffsbestimmung

Auf rechtlicher Ebene wird ein Geschenk nicht anhand von buntem Papier oder Schleifen definiert, das Verpackungsmaterial ist für eine begriffliche Bestimmung wenig überraschend vollkommen unerheblich. Um es daher in juristischer Weise auszudrücken:

  • Geschenke sind alle unentgeltlichen Zuwendungen, die nicht als Gegenleistung für bestimmte Leistungen des Empfängers gedacht sind und auch nicht in unmittelbarem zeitlichen oder wirtschaftlichen Zusammenhang mit solchen Gegenleistungen stehen.

Was als Geschenk zählt. Darunter fallen neben Geldzuwendungen vor allem Sachzuwendungen, unter anderem in Form von Geschenkgutscheinen, Lotterielosen, denkbar sind aber ebenfalls Gelegenheitsgeschenke (beispielsweise Deko-Artikel, Musikträger etc.) und Warenproben (die ohne einen direkten Zusammenhang mit einem bestimmten Geschäftsabschluss vergeben werden). Grundsätzlich ist auch möglich, Dienstleistungen zu verschenken.

 

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Wie kein anderer Anlass bietet sich das Weihnachtsfest dazu an, die Kundenpflege in Form solcher Präsente zu betreiben. Ziel ist, neben der Dankesbekundung für die bisherige Treue, die langfristige Sicherung oder Verbesserung der geschäftlichen Beziehung – also schlicht und ergreifend die Förderung der Kundenbindung.

Was nicht als Geschenk zählt. Auch wenn sie demselben Zweck dienen, fallen Zugaben zu Einkäufen nicht unter obige Geschenkdefinition. Das liegt vornehmlich an dem zeitlichen und wirtschaftlichen Zusammenhang zum Kauf. Generell darf einer Leistung keine konkrete Gegenleistung gegenüberstehen, denn damit entfällt die für ein Geschenk erforderliche Unentgeltlichkeit.


 

Wann kann ein Geschenk steuerlich abgezogen werden?

Rechtliche Voraussetzungen

Unternehmen haben in Bezug auf Geschenke die Möglichkeit, eines begrenzten steuerlichen Abzugs. Begrenzt vor allen Dingen deshalb, weil die rechtlichen Rahmenbedingungen hierfür in der Tat nur wenig Spielraum hierfür lassen. Erfüllt werden müssen insbesondere zwei Punkte:

Betriebliche Veranlassung. Die wichtigste Grundvoraussetzung für den steuerlichen Abzug ist die Veranlassung des Geschenks. Diese muss hierzu betrieblicher bzw. beruflicher Natur sein. Ist sie das nicht, sondern hat einen privaten Hintergrund, ist das Geschenk zu den üblichen Lebenshaltungskosten zu zählen – die bei der Steuer gar nicht berücksichtigt werden.

Zwischen Unternehmen und Kunden ist ein solcher Fall allerdings eher als unwahrscheinlich einzustufen, weshalb eines der Abgrenzungskriterien tatsächlich in der Unterscheidung der Empfänger liegt: Bei Geschäftspartnern und Kunden kann normalerweise davon ausgegangen werden, dass der Hintergrund der Geschenkevergabe mit der geschäftlichen Beziehung in Zusammenhang steht.

Abzugsbegrenzung. Die Aufwendungen für Geschenke sind, was den möglichen Abzug von der Steuer anbelangt, an eine enge finanzielle Grenze gesetzt: Insgesamt 35 Euro dürfen die Anschaffungs- oder Herstellungskosten aller Geschenke nicht übersteigen, die innerhalb eines Wirtschaftsjahres einem einzelnen Empfänger zugewendet werden. Ob diese Grenze erreicht oder eventuell sogar überschritten wurde, muss durch eine Aufstellung aller dieser Geschenke für das betreffende Jahr und die betreffende Person errechnet werden.

Daneben gilt es auch zu berücksichtigen, ob die Umsatzsteuer in diese Rechnung einzubeziehen ist oder nicht. Das hängt auch bei Weihnachtsgeschenken in erster Linie von den erforderlichen Berechtigungen zum Vorsteuerabzug ab. Hierbei geht es zwar vornehmlich darum, die auch beim Einkauf auf Güter und Dienstleistungen erhobene Umsatzsteuer allein vom Kunden tragen zu lassen. Allerdings ist gilt es in diesem Zusammenhang zunächst eine Reihe von Voraussetzungen zu erfüllen:

  • Grundlegende Bedingung für die Unternehmer ist das Erbringen umsatzsteuerpflichtiger Umsätze. Liegen diese nicht vor, entfällt auch die Möglichkeit des Vorsteuerabzugs.
  • Bei Eingangsrechnungen mit einem Bruttowert bis zu 150 Euro sind einige Pflichtangaben zu machen, einschließlich Name und Anschrift des leistenden Unternehmens; das Ausstellungsdatum; die Menge und Art der gelieferten Gegenstände bzw. Umfang und Art der sonstigen Leistungen; das Entgelt und der darauf entfallende Steuerbetrag in einer Summe, dazu der anzuwendende Steuersatz.

Trotzdem kann es bei der Prüfung durch das Finanzamt immer noch aus verschiedenen Gründen zu einer Verweigerung des Vorsteuerabzugs kommen. Vermeintlich zu „schwammige“ Leistungsbeschreibungen, das Fehlen eines expliziten Ausweises des Steuerbetrags, schwer lesbare Belege – das sind aus Unternehmersicht vielleicht Kleinigkeiten, für die Finanzbehörden jedoch legitime Faktoren, den Vorsteuerabzug doch nicht zu gewähren.

Gesetzt den Fall, die notwendigen Bedingungen hierfür sind aber erfüllt, dann wird für die Überprüfung der 35-Euro-Grenze der Nettowarenwert ohne Umsatzsteuer herangezogen, wie folgendes Beispiel zeigt:

  • Ein Unternehmer kauft ein Geschenk ein, dessen Bruttokaufpreis, inklusive eines Vorsteueranteils von 5,44 Euro, bei 39,44 Euro liegt. Bei vorliegender Berechtigung zum Vorsteuerabzug liegt der Nettowarenwert demnach bei 34 Euro – die vorgegebene Grenze von 35 Euro ist damit offensichtlich noch nicht überschritten.

Zwei besondere Fälle gilt es jedoch zu beachten:

  • Die Abzugsbegrenzung muss immer für die Gesamtheit der Geschenke an einen Empfänger angewendet werden. Sie gilt daher auch dann, wenn nicht alle Geschenke – vorausgesetzt es waren mehrere innerhalb eines Jahres – die 35-Euro-Grenze überschritten haben. Ein Unternehmer kann in dieser Hinsicht nicht nur einzelne Geschenke anrechnen lassen.
  • Anders als bei Kunden fallen Geschenke an eigene Arbeitnehmer nicht unter diese Regelung, sie können also ohne Einschränkung abgezogen werden. In diesem Fall kann aber eine Besteuerung anfallen.

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Umsatzsteuer. Soweit die zu beachtenden Regelungen hinsichtlich der Einkommenssteuer. Was die Umsatzsteuer betrifft sind sie im Grunde genommen jedoch kaum unterschiedlich: Ein Vorsteuerabzug für Geschenke, deren Wert unter der 35-Euro-Grenze liegt, ist grundsätzlich möglich. Das setzt allerdings eine gesonderte Aufzeichnung und eine ordnungsgemäße Rechnung voraus. Die Schenkung selbst ist wegen des vergleichsweise geringen Werts von der Umsatzsteuer ausgenommen.

Buchführung. Hier ist zugleich ein weiterer wichtiger Punkt angesprochen, denn in der betrieblichen Buchführung müssen die Aufwendungen für Geschenke in einer gesonderten Aufzeichnung geführt werden. Damit diese Buchungen, durchgeführt von einem separaten Ausgabenkonto, auch wirklich zeitnah erfolgen, ist dafür eine Frist von 10 Tagen einzuhalten – wird diese Frist verletzt, kann kein Abzug der Vorsteuer für diese Aufwendungen geltend gemacht werden.

Daneben sieht das EStG auch bezüglich der Einnahmenüberschussrechnung eine ebensolche gesonderte Aufzeichnung vor. Verzichtet ein Unternehmer auf diese Form der Buchführung, können die Aufwendungen für Geschenke nicht als Betriebsausgaben abgezogen werden.


§37b EStG oder:

Schenken mit Pauschalsteuer

Nun ist es aber in der Tat so, dass Schenkende ab einem Geschenkwert von 10 Euro rein rechtlich dazu verpflichtet sind, die Empfänger des Geschenkes über genau diesen Wert zu informieren. Das Präsent stellt immerhin einen geldwerten Vorteil dar, der aus diesem Grund zu versteuern wäre.

Was nun allerdings aus rechtlicher Sicht plausibel und richtig sein mag, ist in der Realität prinzipiell nicht praktikabel. Diese Regelung käme einer gleichzeitigen Übergabe von Geschenk und dem Beleg für das Zahlen der damit verbundenen Steuer gleich. Da das zum einen bedeuten würde, dass der Beschenkte für sein eigenes Geschenk bezahlen müsste und eine solche Handhabung dem eigentlichen Sinn des Schenkens vollkommen zuwider laufen würde, erlaubt der Artikel 37b des Einkommensteuergesetzes gewissermaßen eine Alternative.

Pauschalsteuer. Der Schenkende hat damit die Möglichkeit, die Einkommenssteuer für den Beschenkten selbst zu übernehmen – pauschal fällt dann ein Steuersatz von 30 Prozent an, zuzüglich des Solidaritätszuschlags und unter Umständen der Kirchensteuer. Damit verbunden ist ein schriftlicher Hinweis an den Beschenkten. Solange die Grenze von 35 Euro nicht überschritten wird, können Unternehmer diese Pauschalsteuer als Betriebsausgabe abziehen.

Wahlrecht. Findet das Pauschalierungswahlrecht von Seiten des Unternehmers Anwendung, muss es allerdings grundsätzlich für alle Sachleistungen und alle Empfänger innerhalb des Wirtschaftsjahres ausgeübt werden – und zwar einheitlich. Es besteht aber darüber hinaus die Möglichkeit, zwei selbständige Pauschalierungskreise zu führen: so kann beispielsweise die Pauschalsteuer von 30 Prozent für die eigenen Belegschaft durchaus angewendet werden, bei Geschenken an Nichtarbeitnehmer muss das jedoch nicht geschehen. Das ändert wiederum nichts daran, dass trotz dieser Ausnahmeregelung die einheitliche Wahlrechtsausübung innerhalb des jeweiligen Pauschalierungskreises Bestand haben muss – es betrifft also entweder alle Arbeitnehmer oder keinen, oder eben alle Kunden oder keinen.

 

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Streuartikel. Das Bundesfinanzministerium hat in Anlehnung an verschiedene Entscheidungen des Bundesfinanzhofs im Übrigen veranlasst, dass Geschenke mit einem Anschaffungswert von maximal 10 Euro – inklusive der Mehrwertsteuer – nicht von der Pauschalbesteuerung betroffen sind. Solche sogenannten Streuartikel gelten wegen ihres meist geringen Werts nicht als Zuwendung, sie können aber in vollem Umfang als Betriebsausgaben abgesetzt werden. Liegen die Kosten allerdings schon bei 11 Euro, werden die ganzen 30 Prozent wieder fällig.

 

Abbildungen

Abbildung 1: fotolia.com © Melpomene

Abbildung 2: © raab-verlag.de

Abbildung 3: fotolia.com © Konstantin Yuganov

 

 

 

 

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