Betriebsfeiern und Betriebsausflüge zur Weihnachtszeit – Auch feiern will gelernt sein


 

Egal ob es um die große Weihnachtsfeier mit allem Drumherum geht oder nur um den kurzen Abstecher zum Weihnachtsmarkt mit der gesamten Belegschaft: Bei solchen Veranstaltungen im Firmenkreis stehen Geselligkeit und eine gute gemeinsame Zeit im Vordergrund – vielleicht sogar mit der Aussicht, dadurch die zwischenmenschlichen Beziehungen der Mitarbeiter im Hinblick auf das allgemeine Arbeitsklima zu verbessern.

Andererseits gibt es im Zuge solcher Feste auch den einen oder anderen rechtlichen Aspekt zu berücksichtigen – von den Verhaltensregeln ganz zu schweigen.


 

Die Kostenfrage

Einer der Gründe für die oftmals akribische Durchplanung von Betriebsfeiern ist die steuerliche Handhabe solcher Veranstaltungen. Das hat einen einfachen Hintergrund: Weihnachtsfeiern oder Betriebsausflüge können durchaus steuerfrei bleiben, allerdings gilt für „Veranstaltungen auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter“ eine Obergrenze von 110 Euro pro Mitarbeiter.
Das klingt zunächst einmal nach recht viel Geld, bedenkt man jedoch, dass schon das Catering für die Weihnachtsfeier einen guten Teil dieser Summe verschlingen kann, machen möglichst genaue Planungen wieder Sinn. Denn wird dieser Betrag überschritten, müssen die Unternehmer Lohnsteuer abführen. Um diese Abgabe zu umgehen, kann der finanzielle Aufwand pro Kopf in drei einfachen Schritten ermittelt werden.

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Zahl1Ermittlung der Gesamtkosten der Feier. Die Regelungen für die 110-Euro-Grenze, festgehalten in § 19 Abs. 1a EStG, sind im Jahr 2015 aktualisiert worden. Hierauf geht auch die Notwendigkeit zur Ermittlung der Gesamtkosten der Betriebsfeier zurück, die wiederum als Grundlage für die Berechnung der Pro-Kopf-Kosten benötigt wird. Der erste Schritt ist das Addieren aller Aufwendungen – inklusive Umsatzsteuer und unabhängig davon, ob sie einem einzelnen Mitarbeiter zugerechnet werden können – die zum Zweck der Feier angefallen sind:

  • An erster Stelle stehen in diesem Zusammenhang die augenscheinlichen Ausgaben für Speisen, Getränke, aber auch die Kosten für das Unterhaltungsprogramm, einen eventuell beschäftigten Eventmanager, Raummiete etc.
  • Zu berücksichtigen sind ebenfalls die Fahrtkosten, im Gegensatz zu steuerfreien Leistungen für Reisekosten.
  • Handelt es sich jedoch um rechnerische Selbstkosten des Arbeitgebers, wenn also beispielsweise keine externen Kräfte, sondern eigene Mitarbeiter die Vorbereitungen der Weihnachtsfeier tragen, gehören diese nicht in die Berechnung der Gesamtkosten!

Zahl2Ermittlung der Kosten je Teilnehmer. Der zweite Schritt ist ein denkbar einfacher, der er besteht schlicht und ergreifend darin, die bislang addierten Gesamtkosten durch die Zahl der Teilnehmer zu dividieren. Das meint übrigens nur die tatsächlich anwesenden Teilnehmer!

Zahl 3Ermittlung der Kosten je teilnehmendem Mitarbeiter. Warum die Unterscheidung zwischen der Anzahl der Teilnehmer und der Anzahl der teilnehmenden Mitarbeiter? Weil der Kreis der Feiernden eben nicht ausschließlich aus der Belegschaft bestehen kann – sind zum Beispiel Begleiter wie die Ehepartner oder Lebensgefährten ebenfalls eingeladen, werden die Kosten für diese Personen zusätzlich dem entsprechenden Arbeitnehmer zugesprochen.

Das ist deshalb für die Berechnung der 110-Euro-Grenze so wichtig, weil diese dadurch möglicherweise überschritten wird. Immerhin: Gegenüber der früheren Regelung kann der Freibetrag zweimal im Jahr jeweils pro Arbeitnehmer wie auch pro Betriebsveranstaltung angewendet werden.

Handelt es sich jedoch um die dritte Veranstaltung in einem Jahr, wird die Zahlung der Lohnsteuer aber in jedem Fall zu tätigen sein – der Arbeitgeber hat hier aber durchaus ein Wahlrecht und kann sich für eine der ausrichteten Feiern entscheiden. Er hat darüber hinaus die Möglichkeit, von der Lohnsteuerpauschalierung in Höhe von 25 Prozent zuzüglich Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer Gebrauch zu machen.

Übrigens: Die 110-Euro-Grenze ist ein Bruttobetrag, der Freibetrag beinhaltet also die eigentlichen Kosten plus die dazugehörige Umsatzsteuer – im Prinzip müssen die finanziellen Aufwendungen also strenggenommen unter dieser Grenze liegen.


 

Die Versicherungsfrage

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Wünschenswert ist es natürlich, wenn die Betriebsfeiern ohne Zwischenfälle mit Folgen für das leibliche Wohlergehen für Teilnehmer von statten gehen. Bedauerlicherweise lässt sich das niemals vollständig ausschließen. Es stellt sich daher, eigentlich schon vor dem Eintreten etwaiger Unglücksfälle, die Frage nach dem Versicherungsschutz.

Bedingungen. Was die gesetzliche Unfallversicherung anbelangt, müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein, damit die Mitarbeiter davon profitieren können:

  • Erstens muss die Feier vom Arbeitgeber organisiert, wodurch sie einen offiziellen Charakter erhält – eine private Veranstaltung der Mitarbeiter ist somit ausgenommen. Ein Ausflug zum Weihnachtsmarkt in Eigenregie kann daher im schlimmsten Fall eine teure Angelegenheit werden, weil der gesetzliche Unfallschutz dann nicht greift.
  • Zweitens muss der Arbeitgeber die Feier auch selbst besuchen oder zumindest eine Vertretung dafür abstellen.
  • Drittens muss die Teilnahme allen Mitarbeitern ermöglicht werden; je nach Unternehmensgröße kann es allerdings ausreichen, auch nur die Mitarbeiter einer bestimmten Niederlassung oder einer großen Abteilung einzuladen.
  • Es ist außerdem erforderlich, dass die Feier der Verbesserung des Betriebsklimas dient – und das am betreffenden Tag oder Abend auch wirklich ein Großteil der geladenen Belegschaft anwesend ist.

Sind diese Bedingungen erfüllt, kommt bei Verletzungen, etwa durch das Ausrutschen auf Glatteis beziehungsweise die daraus resultierenden Folgen, die gesetzliche Unfallversicherung auf. Das gilt sogar für den Hin- und Rückweg und zwar unter denselben Voraussetzungen wie für den Weg zur Arbeitsstelle.

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Ausnahmen. Von Umwegen sollte daher abgesehen werden, denn berücksichtigt wird nur der direkte Weg. Das meint im Übrigen nicht nur den rein geografischen Aspekt, sondern auch den Zeitfaktor. Wer bummelt oder privaten Angelegenheiten nachgeht, verwirkt mit großer Wahrscheinlichkeit den Anspruch auf Versicherungsleistungen. Es empfiehlt sich außerdem, zumindest unter dem Gesichtspunkt des gesetzlichen Versicherungsschutzes, die Feier nicht über das vom Chef persönlich ausgerufene offizielle Ende hinaus zu verlängern.

 

Unabhängig davon gibt es für Zwischenfälle, die auf einen erhöhten Alkoholkonsum zurückzuführen, keinen Unfallschutz – und zwar weder einen gesetzlichen noch einen privaten. So verführerisch es im Rahmen einer Feier auch sein mag, der Genuss alkoholhaltiger Getränke sollte ein gewisses Maß daher besser nicht überschreiten.

Übrigens: Sind Partner der Mitarbeiter, ehemalige Kollegen oder betriebsfremde Gäste zur Firmenweihnachtsfeier eingeladen, ist das zwar erfreulich. Von der gesetzlichen Unfallversicherung profitieren allerdings trotzdem wirklich nur die Mitarbeiter beziehungsweise Mitarbeiter in Elternzeit, sofern sie mitfeiern.


 

Die Arbeitsrechtfrage

Interessant werden kann eine Weihnachtsfeier auch aus arbeitsrechtlicher Sicht, auch wenn sie auf den ersten Blick so gar nichts mit der Arbeit zu tun hat. Tatsächlich betrifft das Thema Betriebsfeier beziehungsweise Betriebsausflug das Arbeitsrecht in mehr als einer Hinsicht:

  • Weder die Feier noch der Ausflug sind beispielsweise Pflichtveranstaltungen, die Teilnahme ist also keineswegs zwingend – umgekehrt darf aber keinem Mitarbeiter die Teilnahme schon im Vorfeld verweigert werden.
  • Wenn es um die Lust auf eine Beteiligung an einer solchen Veranstaltung eher schlecht bestellt ist und diese während der regulären Arbeitszeit stattfinden soll, besteht immer noch die Alternative, den beruflichen Tätigkeiten weiter nachzugehen. Anders ausgedrückt: Wer am Betriebsausflug nicht teilnimmt, muss stattdessen arbeiten.
  • Was hingegen nicht zulässig ist: Der Chef darf weder Druck ausüben, um seine Mitarbeiter zu einer Veranstaltung zu überreden, noch darf er den Tag des Betriebsausflugs auf den Erholungsurlaub anrechnen.
  • Was genauso wenig zulässig ist: Das gesellige Beisammensein und die gelöste Stimmung für einen – schlimmstenfalls noch alkoholschwangeren – Rundumschlag gegen Chef und Kollegen zu nutzen, bei dem eindeutig Grenzen überschritten werden. Denn das kann sehr schnell eine Abmahnung zur Folge haben.

 

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