Die perfekte Abiparty organisieren – alles Wichtige zur Planung plus 5 Motto-Ideen
Das Abi ist geschafft – jetzt darf gefeiert werden! Doch wie auch bei den Abi-Prüfungen wird die Abiparty erst mit der richtigen Vorbereitung zum Erfolg. Dabei helfen Ihnen unsere Planungs-Tipps – von Budget über Veranstaltungsort bis zu Sponsoren finden. Plus: fünf partytaugliche Motto-Ideen.
Das Abiparty-Planungs-ABC
Das Abi schreiben ist nicht schwer, eine Abiparty feiern dagegen sehr. Das stimmt nur dann, wenn Sie nicht rechtzeitig mit der Vorbereitung beginnen. Zum Glück wissen wir, auf was Sie bei der Planung achten müssen.
Das Planungs-Team
Zu viele Abiturienten verderben die Party-Planung. Stellen Sie rechtzeitig ein Planungs-Team auf, in dem die Zuständigkeiten klar verteilt sind. Recherche zu und Verhandlungen mit Veranstaltungsorten, Sponsoren und Co. sollten dann in kleinen Gruppen geführt werden, über wichtige Entscheidungen wird im ganzen Team und unter Einbeziehen der Stufe abgestimmt.
Idealerweise sollten Sie das Planungs-Team spätestens sechs bis vier Monate vor den geplanten Abitur-Abschussfeierlichkeiten gründen.
Ziel
Wollen Sie mit Ihrer Abiparty einfach nur das bestandene Abitur feiern oder die Party dazu nutzen, den Abiball zu finanzieren? Legen Sie frühzeitig Ihr Ziel für die Abiparty fest.
Wollen Sie die Abiparty zur Finanzierung von weiteren Abi-Ausgaben nutzen, dann müssen Sie bei der Planung den Fokus stärker auf die Einnahmen legen. Auch sollte der Termin frühzeitig festgelegt werden.
Tipp: Sie können auch eine große Abiparty veranstalten, bei der mehrere Schulen Gastgeber sind.
Schluss mit Lernen, jetzt kann gefeiert werden.
Budget
Jede Abiparty-Planung beginnt mit dem Budget. Legen Sie dazu ein maximales Budget fest. Einbezogen werden müssen die geschätzten Kosten für:
- Versicherungen
- GEMA
- Werbekosten
- Veranstaltungsort: Raummiete, Security, Reinigung
- Getränkekosten
- Kosten für Entertainment
- Kosten für Deko und Licht
Und die geschätzten Einnahmen durch:
- Eintrittspreise
- Sponsoring
Veranstaltungsort
Je nach Budget müssen Sie als nächstes einen passenden Veranstaltungsort festlegen. Dazu bieten sich folgende Locations an:
- Schule
- Partyraum
- Disko
Wichtige Fragen, die Sie sich dazu stellen sollten:
- Wie viele Leute haben Platz?
- Bis wann kann man feiern?
- Wer haftet für Schäden?
- Haben Minderjährige Eintritt?
Egal ob Schule oder fremde Location, bei der Nutzung oder dem Anmieten von Räumlichkeiten muss rechtlich alles abgeklärt werden. Sie sollten deshalb:
- Gespräche protokollieren
- Wichtige E-Mails speichern
- Verantwortlichkeiten im Vertrag festhalten
- Veranstaltungshaftpflichtversicherung abschließen, wenn Sie als Veranstalter der Party auftreten. Mehr Informationen dazu finden Sie hier.
Wird jedes Wochenende in der lokalen Disko gefeiert, dann können Sie auch dort Ihre Abiparty veranstalten.
Termin
Möchten Sie Ihre Abiparty dazu nutzen, den Abiball zu finanzieren, dann sollten Sie die Party spätestens kurz nach den Abiturprüfungen feiern. Soll mit der Abiparty zusätzlich zum Abiball nur das bestandene Abitur gefeiert werden, dann kann die Abiparty später stattfinden. Egal ob im Mai, Juni oder Juli, folgende Fragen sollten Sie bei der Terminplanung beachten:
- Ab wann geht die Party los?
- Bis wann kann in der Location gefeiert werden?
Sponsoring
Die Abiparty finanzieren und sogar Gewinn machen – dabei helfen Sponsoren. Für das Sponsoring eignen sich besonders:
- kleinere lokale Unternehmen – monetäre Unterstützung
- Getränkelieferanten – Bereitstellung von Getränken
Der Hinweis auf die Sponsoren kann im Abibuch, auf Bannern oder auf Einladungskarten für die Party platziert werden.
Einladungen
Wer soll alles zur Abiparty eingeladen werden? Entscheiden Sie sich entweder dafür, die Party im privaten Kreis zu feiern, also nur Schüler, Freunde, Eltern und Lehrer einzuladen, oder die Party auch für fremde Gäste zu bewerben. Behalten Sie dabei auch die Größe Ihrer Location im Blick.
Einladungskarte 80’s einfach selbst gestalten.
Achtung: Wenn Sie die Party auch für fremde Gäste bewerben, kann es passieren, dass die Veranstaltung ohne genug Security aus dem Ruder läuft.
Zur Party einladen können Sie über
- soziale Medien
- Ein privates Event bei Facebook anlegen: Dazu können Sie ein Bild von der Einladungskarte hochladen und die Teilnehmer bitten, per Facebook zuzusagen.
- Einladungskarten per Post
- Bietet sich besonders für Freunde und Familie an.
Die Einladungskarten für die Abiparty sollten folgende Informationen enthalten:
- Veranstaltungsort (optional mit Anfahrtsbeschreibung)
- Termin und Partybeginn
- Optionale Angaben
- Altersbeschränkungen
- Eintrittspreis
- Informationen über Getränkeausschank, Garderobe usw.
Für das Design der Party-Einladungskarten können Sie das Motto Ihres Abiturjahrgangs und/oder der Party aufgreifen. Hier sind ein paar Design-Ideen, die Sie selbst kreieren können. Oder Sie entscheiden sich für neutrale Karten zur freien Gestaltung.
Eintrittspreis
Ihre Abiparty können Sie nicht nur durch Sponsoren finanzieren, sondern auch über Eintrittspreise. Das bietet sich besonders dann an, wenn Sie mit der Veranstaltung Gewinn machen möchten. Legen Sie fest, wer Eintritt zahlen muss:
- Niemand
- Nur schulfremde Gäste
- Nur Gäste, die nicht Teil der Stufe oder Lehrer sind
- Alle Gäste
Zuständigkeiten festlegen
Wer kümmert sich am Tag der Party um welche Aufgaben? Legen Sie Zuständigkeiten fest:
- Auf- und Abbau
- Garderobe
- Eintrittsgeld kassieren
- Thekendienst
- Licht
- Reinigung
Security
Auch bei einer Abiparty ist Sicherheit wichtig. Feiern Sie in einer Disco, können Sie auf die dortigen Türsteher zurückgreifen. Für angemietete Räume oder die Schule sollten Sie festlegen, wer sich um die Sicherheit und den Einlass kümmert und eventuell Dienstleister engagieren.
Getränke
Eine Abiparty ohne Getränke – nicht vorstellbar. Folgende Fragen sollten Sie klären:
- Wo kommen die Getränke her?
- Wer kümmert sich um den Ausschank?
- Welche alkoholischen/nicht-alkoholischen Getränke werden angeboten?
- Wie stellen wir sicher, dass keine alkoholischen Getränke an Minderjährige ausgeschenkt werden?
Musik/Unterhaltung
Ob die besten Mitgröhl-Hits oder EDM – eine Abiparty kommt nicht ohne Musik aus. Für die Auswahl sollten Sie sich folgende Fragen stellen:
- Wählen wir einen Dienstleister oder einen DJ aus der Jahrgangsstufe?
- Muss GEMA gezahlt werden?
- Welches Equipment wird benötigt?
Licht/Deko
Zu guter Letzt sollte die Abiparty auch optisch überzeugen. Feiern Sie in einer Disco, dann ist meist schon für die richtige Beleuchtung gesorgt. Haben Sie jedoch einen Raum angemietet oder feiern in der Schule, dann müssen Sie sich um Lichtstrahler, Diskokugeln und Co. kümmern.
Tipp: Hängen Sie am Veranstaltungsort Banner oder Plakate mit dem Abiparty-Motto auf und dekorieren Sie die Disco oder den Raum entsprechend.
5 Ideen für Ihr Abiparty-Motto
Las Vegas, Retro oder doch lieber eine klassische Feier? Ein wichtiger Punkt bei der Planung ist auch die Auswahl des Abiparty-Mottos. Wir stellen Ihnen fünf Motto-Ideen vor, die Ihren Jahrgang garantiert in Feierlaune bringen.
Dresscode und Mottoauswahl
Bei der Mottoauswahl können Sie das Motto vom Abibuch/Jahrgang aufgreifen oder ein separates Party-Motto wählen. Inspirationen dazu bieten diese große Abimotto-Sammlung und diese 20 Mottoparty-Ideen.
Legen Sie auch fest, ob Sie für Ihre Abiparty einen bestimmten Dresscode wünschen.
1. Beach-Party – ABIkini
Von ABIkini bis ABI on the Beach – eine Abiparty mit tropischem Strand-Motto passt zur frühsommerlichen Jahreszeit und ist ein wahrer Abiparty-Klassiker.
Deko: Flamingos, Palmen, Kokosnüsse, Ananas
Musik: Tropical House, Sommer-Hits
Getränke: Mojito, Pina Colada, Mai Tai
2. Las Vegas – ABIvegas
Das ganze Leben ist ein Spiel und wir haben gerade das Abi gewonnen. Casino und Glücksspiel sind ein immer wieder gern genutztes Abiparty-Motto.
Deko: Roulette-Chips, Würfel, Dollar-Geldscheine
Musik: Songs mit Glücksspiel-Thema wie Pokerface von Lady Gaga und EDM-Hits von Calvin Haris und Co., die in den Clubs von Las Vegas angesagt sind.
Getränke: Klassische Drinks wie Martinis oder Sekt
3. Zirkus: Circus ABIgalli
Willkommen im Abi-Zirkus. Angelehnt an Circus Halligalli wird Circus ABIgalli gefeiert.
Deko: Zirkuszelt, Clownsmasken, buntes Konfetti
Musik: Electro Swing
Getränke: bunt und fruchtig
4. ABIwood Hills
Glamouröser geht’s nicht – mit Abi à la Hollywood können Sie ausschweifend feiern.
Deko: Popcorn, Kameras, falsche Oscars und viel Gold
Musik: bekannte Filmmusik
Getränke: Aperitifs wie Lillet, Champagner und typisch amerikanische Soft Drinks
5. Retro
Die 70er, 80er oder 90er haben heutige Abiturienten zwar nicht miterlebt, dazu Party machen lässt sich aber besonders gut. Also feiern Sie das bestandene Abi, als wenn es 1995 wäre.
Deko: je nach Ära, für die 90er zum Beispiel Kassetten, Gameboy, Plakate von 90er Jahre-Popikonen
Musik: die besten Hits aus den 70er, 80er, 90er Jahren
Getränke: je nach Ära, für die 90er zum Beispiel Kiba oder Wodka-Red-Bull
Viel Spaß bei der Abiparty!
Jetzt darf endlich gefeiert werden! Wir gratulieren herzlich zum bestanden Abitur und wünschen viel Spaß auf der Abiparty. Sie suchen noch nach passenden Einladungskarten? Dann lassen Sie sich von unseren Mottoparty-Einladungen inspirieren oder nutzen Sie eine Karte zur freien Gestaltung.
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