Ein erfolgreiches Teamevent startet schon mit der Einladung. Ein ansprechender Text weckt die Vorfreude, bevor die Veranstaltung überhaupt begonnen hat, und lädt die Belegschaft motivierend dazu ein, zuzusagen.
Dieser Beitrag gibt Ihnen als Organisator oder Führungskraft Textvorlagen, Tipps und Formulierungshilfen an die Hand, um aus Ihrer geschäftlichen Einladung einen rundum gelungenen Text zu machen.
Inhaltsverzeichnis
- Vor der Einladung: Das Save-the-Date
- Was in die Einladung zum Teamevent gehört
- Karte oder E-Mail? Das richtige Medium wählen
- So könnte Ihre Einladung aussehen (3 Vorlagen)
- Dos and Don'ts für den Einladungstext
- Fazit: Eine gute Einladung stimmt auf das Teamevent ein
- Häufige Fragen zur Einladung zum Teamevent (FAQ)
Vor der Einladung: Das Save-the-Date
Bevor Sie an die eigentliche Einladung denken, sollte die grobe Organisation stehen. Ein Save-the-Date, welches ein paar Monate vor dem Termin verschickt wird, sorgt dafür, dass sich möglichst viele Kolleginnen und Kollegen den Tag freihalten können. Kurzfristige Einladungen sorgen im Business-Alltag oft für Terminüberschneidungen im Kalender und entsprechend weniger Zusagen.
Am einfachsten verschicken Sie diese Nachricht online, sodass sie sich direkt in den Outlook- oder Google-Kalender der Mitarbeiter übernehmen lässt. Für das Save-the-Date reichen Datum, Uhrzeit und Ort völlig aus. Bei einem mehrtägigen Event gehören alle Termine und Orte mit hinein, damit sich niemand schon vorab falsch einplant. Erst wenn dieser Rahmen steht und alle Teilnehmenden informiert sind, lohnt sich der nächste Schritt: die eigentliche Einladungskarte und ihr Text.
Was in die Einladung zum Teamevent gehört
Die wichtigsten Angaben sind natürlich Datum und Ort, aber auch der Anlass des Events, wer teilnehmen soll, wichtige Programmpunkte oder ggf. ein Dresscode sollten nicht vernachlässigt werden.
Bauen Sie mit einem kleinen Ausblick auf die Feier Vorfreude auf. So entsteht Neugierde, ohne dass Sie alles vorwegnehmen.
Wichtig: Wenn das Unternehmen die Kosten nicht vollständig übernimmt, ist eine eventuelle Selbstbeteiligung zwingend zu erwähnen. So kann jeder die finanzielle Belastung direkt einkalkulieren und niemand wird vor Ort von spontanen Ausgaben überrumpelt.
Karte oder E-Mail? Das richtige Medium wählen
Je größer oder außergewöhnlicher das Event, desto eher lohnt sich eine gedruckte Einladungskarte statt einer E-Mail. Eine haptische Karte wirkt verbindlicher, drückt höhere Wertschätzung aus und landet nicht selten als Erinnerung am Kühlschrank oder Pinnwand, statt in einem vollen Postfach zu verschwinden.
Individuell gestalten lässt sie sich zum Beispiel über neutrale Blankokarten, passend zum jeweiligen Motto der Feier oder im Corporate Design Ihres Unternehmens.
Passende Produkte aus unserem Sortiment:
- Blankokarte weiß
- Blankokarte grün
- Blankokarte rot
So könnte Ihre Einladung aussehen (3 Vorlagen)
Sie brauchen Inspiration für Ihr Event? Im Folgenden finden Sie drei Beispiele, die Sie an Ihre Firmenfeierlichkeiten anpassen können. Eine persönliche Unterschrift der Geschäftsführung oder Abteilungsleitung gibt der Karte dabei den letzten Schliff.
Vorlage 1: Stadtrallye
Liebe Kolleginnen und Kollegen,
Sie glauben, Sie kennen unsere Stadt in- und auswendig? Bei unserer gemeinsamen Stadtrallye am [Datum] um [Uhrzeit] können Sie das unter Beweis stellen.
Festes Schuhwerk ist Pflicht, der Rest bleibt eine Überraschung. Nur so viel sei verraten: Wir werden Ecken der Stadt entdecken, die den meisten von uns bisher verborgen geblieben sind. Nach der Rallye lassen wir den Tag gemeinsam bei einem kühlen Getränk in [Location] ausklingen – verdient haben wir es uns dann alle.
Treffpunkt ist [Ort]. Bitte melden Sie sich bis zum [Datum] zurück, ob Sie dabei sind.
Wir freuen uns auf Sie!
[Absender]
Vorlage 2: Gemeinsamer Kochkurs
Liebes Team,
heute bleibt die Büroküche kalt, denn am [Datum] kochen wir gemeinsam! Bei unserem Kochkurs in [Location] tauschen wir Schreibtisch und Bildschirm gegen Schneidebrett und Kochlöffel.
Los geht es um [Uhrzeit]. Unter Anleitung bereiten wir gemeinsam ein Menü zu und lassen den Abend anschließend bei unserem selbst gekochten Essen in gemütlicher Runde ausklingen. Vorkenntnisse braucht niemand – Freude am gemeinsamen Kochen und ein bisschen Appetit reichen völlig aus.
Treffpunkt ist [Ort]. Bitte gebt uns bis zum [Datum] Bescheid, ob ihr dabei seid. Falls ihr Allergien oder Unverträglichkeiten habt oder euch vegetarisch beziehungsweise vegan ernährt, gebt uns bei der Anmeldung ebenfalls kurz Bescheid.
Wir freuen uns auf einen genussvollen Abend mit euch!
[Absender]
Vorlage 3: Hütten-Übernachtung
Liebes Team,
das wird eine Gaudi. Erst geht es hoch hinaus, dann gibt es einen Schmaus – mehr sei an dieser Stelle noch nicht verraten.
Am [Datum] geht es zu unserer Hütte in [Ort], mit Übernachtung. Nach dem Aufstieg zur Hütte gönnen wir uns ein Abendessen, das wir gemeinsam in einem Kochkurs mit regionalen Spezialitäten zubereiten. Danach darf natürlich auch die Hüttenparty nicht fehlen, für Musik und kühle Getränke ist gesorgt. Am nächsten Morgen erwartet alle ein ausgiebiges Frühstück, bevor es zurück nach Hause geht.
Unterkunft und Verpflegung übernimmt [Firmenname], die Anfahrt organisiert jede und jeder selbst, am besten in Fahrgemeinschaften. Öffentlich erreichbar ist die Hütte mit dem Bus ab [Bahnhof], Haltestelle [Name].
Wir freuen uns auf jeden von euch!
[Absender]
Dos and Don'ts für den Einladungstext
Bei einem Teamevent darf die Einladung meist etwas lockerer klingen als die klassische externe Geschäftskorrespondenz. Einfache und persönliche Formulierungen wirken oft natürlicher als steife oder umständliche Floskeln.
Dos: So klingt die Einladung persönlich und direkt
- „Liebe Kolleginnen und Kollegen“
- „Für gutes Essen ist gesorgt.“
- „Wir freuen uns auf Ihr Kommen.“
- „Ich lade Sie herzlich zu … ein.“
- „Bitte geben Sie mir bis zum … Bescheid, ob Sie kommen.“
- „Wir freuen uns auf Sie.“
Don’ts: Diese Formulierungen wirken schnell steif
- „Sehr geehrte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter“
- „Für Ihr leibliches Wohl ist gesorgt.“
- „Wir würden uns freuen, Sie auf dem Event begrüßen zu dürfen.“
- „Ich möchte Sie recht herzlich zu … einladen.“
- „Geben Sie mir bis … eine Rückmeldung, damit wir alles in die Wege leiten können.“
- „Wir freuen uns auf zahlreiches Erscheinen.“
Welche Ansprache am besten passt, hängt natürlich von der Unternehmenskultur und vom Team ab. Wer sich im Arbeitsalltag duzt, kann und sollte auch die Einladung entsprechend persönlich und im „Du“ formulieren.
Eine gute Einladung stimmt auf das Teamevent ein
Eine gute Einladung zum Teamevent ist kein Pflichttext, sondern der erste Baustein für die Stimmung der gesamten Veranstaltung. Mit einem klaren Save-the-Date, allen wichtigen Infos und ein bisschen kreativer Sprache wird aus der Einladung selbst schon ein kleiner Vorgeschmack auf das Event, der die Motivation und Vorfreude im Team steigert.
Häufige Fragen zur Einladung zum Teamevent (FAQ)
Wie weit im Voraus sollte man ein Save-the-Date verschicken?
Ein paar Monate vor dem Termin sind ein guter Richtwert. So haben möglichst viele Kolleginnen und Kollegen die Chance, sich den Tag rechtzeitig im Kalender freizuhalten, bevor es zu Terminüberschneidungen kommt.
Sollte man Kosten in der Einladung erwähnen, wenn das Unternehmen ohnehin alles übernimmt?
Ja. Auch wenn die Firma zahlt, verhindert der ausdrückliche Hinweis, dass jemand aus falscher Zurückhaltung oder Sorge vor versteckten Kosten absagt.
Reicht eine E-Mail als Einladung, oder braucht es immer eine gedruckte Karte?
Für kleinere, informelle Anlässe im direkten Teamumfeld reicht eine E-Mail oft völlig aus. Bei größeren, abteilungsübergreifenden oder besonderen Events (wie Firmenjubiläen) lohnt sich jedoch eine gedruckte Karte. Sie wirkt deutlich verbindlicher, drückt höhere Wertschätzung aus und bleibt oft länger in Erinnerung.