Geschäftliche Einladung schreiben: Tipps, Textbausteine & Vorlagen

Eine Geschäftseröffnung, ein rundes Firmenjubiläum oder die Weihnachtsfeier mit dem ganzen Team: Sobald ein Fest ansteht, braucht es eine Einladung, die informiert und gleichzeitig Vorfreude weckt. Der Grat zwischen persönlich und professionell ist dabei schmal. Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, konkrete Textbausteine und zwei vollständige Vorlagen für Ihre geschäftliche Einladung.

Inhaltsverzeichnis:

• Welcher Ton passt zu Ihrem Anlass?
• Planung: Was vor dem Schreiben wichtig ist
• Geschäftliche Einladungen frühzeitig versenden
• Mit Design und Stil die richtige Stimmung schaffen
• Was gehört in eine geschäftliche Einladung?
• Dos & Don'ts bei geschäftlichen Einladungen
• Textbausteine und Vorlagen für geschäftliche Einladungen
  • Persönlicher Einstieg
  • Kreative Textbausteine
  • Runder Abschluss
• Zwei vollständige Einladungs-Vorlagen
• Geschäftliche Einladung mit einer persönlichen Karte
• Häufige Fragen

Förmlich oder locker: Welcher Ton passt

Je nach Anlass und Empfänger unterscheidet sich die Tonalität Ihrer Einladung grundsätzlich. Für Geschäftspartner oder Kunden ist eine andere Art der Kommunikation zu wählen als für langjährige Mitarbeiter, mit denen Sie unter Umständen per Du sind.

• Firmenjubiläum, Weihnachtsfeier mit Führungsebene: förmlich formulieren, Sie-Anrede
• Teamevent, lockeres Sommerfest, junges Startup: locker formulieren, Du-Anrede ist hier meist passend
• Geschäftseröffnung mit gemischtem Publikum (Kunden, Presse, Nachbarschaft): eher förmlich, aber herzlich im Ton
• Unsicher, welcher Ton passt? Lieber förmlich starten, eine handschriftliche persönliche Zeile lockert bei Bedarf auf

Planung: Was gilt es vor dem Verfassen einer geschäftlichen Einladung zu beachten?

Steht ein Fest an, egal ob Geschäftseröffnung, Firmenjubiläum oder die alljährliche Weihnachtsfeier, gibt es zunächst einiges zu organisieren. Einladungen an Geschäftspartner, Investoren, Kunden oder Mitarbeiter sollten dabei nicht zu kurz kommen. Sie enthält alle notwendigen Informationen zur Veranstaltung und gibt den Gästen einen Einblick in das, was sie erwartet.

Während sich mittlerweile die E-Mail als weit verbreitetes Kommunikationsmittel etabliert hat, sollten Sie für eine Einladung lieber auf eine Karte zurückgreifen. Das zeigt nicht nur, dass Sie sich Gedanken gemacht haben, sondern wird auch bewusst wahrgenommen, anders als eine Mail, die gegebenenfalls im Spam-Ordner verschwinden kann.

Geschäftliche Einladungen frühzeitig versenden

Bevor Sie Ihr Einladungsschreiben verfassen, sollten die Vorbereitungen für die Veranstaltungen bereits in Gange sein. Die Eckdaten sollten bereits bekannt sein, um auch dem Empfänger eine rechtzeitige Planung zu ermöglichen. Für ein lang geplantes Firmenjubiläum können Sie auch vorab Save-the-Date-Karten versenden und für weitere Informationen auf die später folgende Einladung verweisen.

In jedem Fall lohnt es sich, das Einladungsschreiben rechtzeitig zu verschicken, damit Ihre Gäste wirklich dabei sein können und die Vorfreude wächst.

Grundsätzlich gilt: Sobald der Termin feststeht, kann eine Save-the-Date-Karte versendet werden, spätestens vier Monate vor der Veranstaltung. Das eigentliche Einladungsschreiben sollte die Gäste etwa zwei Monate vor dem Event erreichen. Wenn Sie noch einmal daran erinnern möchten, empfiehlt es sich, etwa zwei Wochen im Voraus eine Erinnerung zu verschicken, diese kann auch per Mail versandt werden.

Wählen Sie für Ihr Firmen-Event ein einheitliches Design für Einladung, Tischkarten und Programm. Unsere Blankokarten in verschiedenen Formaten lassen sich im Kartenkonfigurator individuell gestalten.

(Verlinkung: Produktkarten „Blankokarte Gelb“, „Blankokarte quer“, „Blankokarte Hoch“; CTA „Mehr Blankokarten entdecken“)

Mit Design und Text die richtige Stimmung schaffen

Bevor Sie die Einladung formulieren, sollten einige Eckdaten geklärt werden:

• Welche Geschäftspartner werden dabei sein?
• Welcher Anlass wird konkret gefeiert?
• Welche Stimmung soll aufkommen / wie ist das Ambiente (legere, förmlich etc.)
• Gibt es ein Highlight der Veranstaltung?

Jede dieser grundlegenden Überlegungen sollte sich im Design und in dem Einladungstext widerspiegeln und so bereits den Rahmen schaffen. Zudem geben Sie Ihren Gästen so die Chance, sich auf das Fest einzustimmen und, sofern nötig, mögliche Vorbereitungen zu treffen. Spielen Sie mit der Typografie: Für manche Anlässe passt eine klassische Druckschrift, für andere bietet sich eher Schreibschrift oder kursive Akzente an. Verzichten Sie auf Stockfotos und verwenden Sie stattdessen ein Foto der Firma oder der Belegschaft. Setzen Sie Farben bewusst ein: Bunte Farben wecken fröhliche Assoziationen, Graustufen wirken seriös, Pastelltöne edel.

Was gehört in eine Einladung zu einem geschäftlichen Anlass?

Nachdem das Design steht, geht es an den Text. Auf der einen Seite sollten Ihre Gäste in einem kurzen, übersichtlichen Block alle relevanten Informationen erhalten. Auf der anderen Seite möchten Sie Ihre Geschäftspartner persönlich ansprechen und ihnen Lust auf die Veranstaltung machen. Am besten orientieren Sie sich an den fünf W-Fragen:

Wo findet die Veranstaltung statt?

Geben Sie den Namen der Location und die genaue Adresse an. Je nach Platz auf der Karte bietet es sich an, öffentliche Anbindung und Anfahrt auf einem Einlegeblatt oder direkt daneben abzudrucken.

Wann findet die Veranstaltung statt?

Datum und Uhrzeit sind selbstverständlicher Bestandteil des Informationsblocks, gegebenenfalls auch die Einlasszeit. Bei Seminaren oder Konferenzen ist zusätzlich die Angabe der Dauer sinnvoll.

Wie viel kostet die Veranstaltung?

Ist Ihre Einladung mit Kosten verbunden, geben Sie den Preis direkt in der Einladung an. Übernehmen Sie die Kosten, können Sie das ebenfalls erwähnen. So kommen keine Zweifel auf, und Sie senden ein Zeichen der Wertschätzung.

Was ist der Anlass, zu dem eingeladen wird?

Um welches Event handelt es sich? Gibt es ein Motto oder ein Highlight? Nennen Sie es, dann wissen Ihre Gäste, worauf sie sich freuen können, oder deuten Sie es nur an, um einen Überraschungseffekt zu erzeugen. Vermeiden Sie zu viel Text, eine grobe Vorstellung reicht.

Wer ist eingeladen und wer lädt ein?

Sind Begleitpersonen oder Kinder ebenfalls eingeladen, kommunizieren Sie das deutlich. Am Ende der Grußformel sollte klar hervorgehen, von wem die Einladung ausgeht: Geschäftsführung, Vorstand oder das organisierende Team.

Besonders die ersten beiden Punkte lassen sich gut in einem eigenen Informationsblock bündeln. Das schafft Übersicht und erleichtert am Festtag selbst die Suche nach den wichtigsten Angaben.

Dos and Don'ts bei geschäftlichen Einladungen

Geschäftliche Einladungen unterscheiden sich je nach Anlass und Firma stark in ihrer Aufmachung und dem Ton. Diese Grundsätze helfen dabei, den richtigen Rahmen zu treffen:

Dos

• Schriftliche Einladungen im geschäftlichen Rahmen setzen ein Zeichen: Sie zeugen von Wertschätzung und haben eine persönliche Note
• Ein freundlicher Ton und positive Formulierungen machen sich bezahlt, es muss kein Roman sein
• Transparenz erleichtert die Planung: Kinderprogramm, Dresscode, benötigte Unterlagen oder Software bei Online-Events gehören dazu
• Zeitgemäß und originell formulieren weckt Neugier, in manchen Branchen ist allerdings eine förmliche Sprache angebrachter
• Die Timeline im Blick behalten: Bis wann wird die Zusage benötigt, und muss eventuell ein Erinnerungsschreiben raus?

Don'ts

• Allgemeine Anrede ohne Namen, das wirkt wie ein Massenverteiler
• Zu persönliche Formulierungen für alle Gäste gleichermaßen, besser: ein handschriftlicher Zusatz für besonders nahestehende Personen
• Zu viel Text auf der Karte, notwendige Zusatzinformationen gehören auf ein Einlegeblatt oder eine Website
• Fehlende Informationen: die W-Fragen als Checkliste nutzen, damit nichts vergessen wird

Textbausteine und Vorlagen für geschäftliche Einladungen

Für Ihr individuelles Einladungsschreiben ist es am schönsten, wenn Sie eigene Formulierungen und Worte finden. Damit Ihnen das leichter fällt, haben wir Beispieltexte und Muster für eine gelungene geschäftliche Einladung zusammengestellt.

Persönlicher Einstieg

Sprechen Sie Ihre Geschäftspartner in der Einladung persönlich an. Nennen Sie sie beim Namen und verwenden Sie aktive Sprache („Wir laden Sie ein“ statt „Sie sind eingeladen“). Greifen Sie doch auf eine allgemeine Ansprache zurück, wählen Sie eine herzliche Formulierung, die Nähe unterstreicht.

• Sehr geehrte Frau XY
• Lieber Max
• Liebe Kolleg*innen
• Liebes Team

Eine weitere gute Möglichkeit sind Einstiegssätze. Sie deuten bereits auf den Anlass hin, vermitteln die gewünschte Atmosphäre und wecken die Neugier.

• Liebe Anne, wir haben es geschafft!
• Sehr geehrter Herr Mustermann, vielen Dank für ein großartiges Jahr!
• 20 Jahre Bäckerei Schleckermäulchen – wenn das kein Grund zum Feiern und Schmausen ist…
• Willkommen auf der Hebebühne! Die Autowerkstatt Müller feiert Geschäftseröffnung.
• Ho, ho, ho, liebes Team! Der Weihnachtspunsch ist angesetzt.

Kreative Textbausteine

Nach der Anrede folgt die eigentliche Einladung. Diese können Sie klassisch formulieren:

• Wir laden Sie herzlich zu unserem Tag der offenen Tür ein.
• Es gibt Grund zu feiern! Wir freuen uns, Sie zu unserem 20. Firmenjubiläum einzuladen, um gemeinsam einen besonderen Abend zu verbringen.
• Wir freuen uns darauf, mit euch auf unsere Geschäftseröffnung anzustoßen.

Oder Sie werden konkreter und schüren die Begeisterung:

• Kommen Sie mit auf eine kulinarische Reise hinter unsere Backtheke.
• Wir haben uns zu unserem zehnjährigen Bestehen etwas Besonderes für Sie einfallen lassen.

Gehen Sie auf das Programm ein, heben Sie das Highlight hervor und nehmen Sie den Empfänger gedanklich mit zum Festtag:

• Bei All you can eat Buffet, Live-Musik und Besuch von Santa persönlich kommt keiner zu kurz. Wir feiern Open End.
• Besonders freuen wir uns, dass Frau Ziegler aus Gründungstagen dabei sein wird und persönliche Einblicke in die Anfangszeit gewährt.
• Wir stellen Ihnen unsere neuen Räumlichkeiten vor. Blicken Sie hinter die Kulissen und erleben Sie eine Probestunde Aerial Yoga mit Frau Meier – unserer erfahrenen Anleiterin.

Gerade bei Firmen-Events haben Sie ohnehin alle Hände voll zu tun und die Einladung steht oft an zweiter Stelle. Um bei der Formulierung zumindest etwas Zeit zu sparen, finden Sie in unserem Magazin weitere Muster für geschäftliche Einladungsschreiben, beispielsweise für die Geschäftseröffnung, die Firmenweihnachtsfeier, das Grillfest in der Firma oder die Einladung zum Teamevent. Diese sollten Sie vor Versand zumindest in Teilen individuell anpassen.

Nachdem Sie Ihre Feier angekündigt haben und sobald Sie die weiteren Details wissen, folgen die „hard facts“, damit Ihre Gäste wissen, was wo und wann stattfindet. Geben Sie an, ob Partner und Kinder dabei sein können und wie für sie gesorgt ist.

• Bringen Sie gerne eine Begleitperson mit.
• Auch Ihre Partner sind herzlich willkommen.
• Natürlich gibt es auch etwas für unsere kleinen Gäste: für Hüpfburg und Spielstraße ist gesorgt.

(Verlinkung: Produktkarten „Blankokarte Rot“, „Blankokarte Grün“, „Blankokarte quer“)

Runder Abschluss

Als Abschluss Ihrer Einladung sollten Sie Ihre Geschäftspartner oder Kunden noch einmal herzlich dazu auffordern, zu der Veranstaltung zu erscheinen. Bitten Sie zudem um eine Rückmeldung, damit Sie optimal planen können.

• Bitte geben Sie uns bis zum [Datum] Bescheid, ob Sie dabei sein können.
• Wir freuen uns auf einen spannenden Abend mit Ihnen.
• Dürfen wir mit Ihnen rechnen?
• Ihr Kommen würde mich sehr freuen.
• Sind Sie dabei?
• Wir können es kaum erwarten, mit euch durchzustarten.
• In Vorfreude auf unsere Weihnachtssause

Nun fehlen nur noch eine Grußformel und Ihre Unterschrift, dann kann die geschäftliche Einladung versendet werden. Lesen Sie auch unsere Tipps und Mustervorlagen für Grußformeln und wie diese wirken. (Verlinkung: Beitrag zu Grußformeln)

Zwei vollständige Einladungs-Vorlagen

Zum Abschluss zwei vollständige Vorlagen für geschäftliche Einladungen, von denen Sie sich inspirieren lassen können.

Vorlage 1: Förmlicher Ton (Sie-Anrede)

Sehr geehrte Frau XY,

es gibt Grund zu feiern! Mit großer Freude laden wir Sie zu unserem 20-jährigen Firmenjubiläum ein. In den vergangenen zwei Jahrzehnten konnten wir viele Erfolge feiern, Partnerschaften aufbauen und gemeinsam wachsen. Darauf möchten wir gemeinsam mit Ihnen anstoßen:

am [Datum] um [Uhrzeit]
in unserem Firmensitz
in [Adresse]

Anlässlich dieses Meilensteins haben wir uns etwas ganz Besonderes einfallen lassen. Freuen Sie sich auf einen Abend voller Unterhaltung und kulinarischer Highlights. Bringen Sie zur Feierlichkeit gerne eine Begleitperson mit.

Bitte geben Sie uns bis zum [Datum] Bescheid, ob Sie dabei sein können. Ihr Kommen würde uns sehr freuen!

Mit herzlichen Grüßen
[Name]

Vorlage 2: Lockerer Ton (Du-Anrede)

Lieber XY, wir haben es geschafft!

Endlich öffnen wir die Türen zur großen Geschäftseröffnung und möchten Dich herzlich dazu einladen. Komm vorbei und feiere mit uns

am [Datum] um [Uhrzeit]
in unserem neuen Laden
in [Adresse]

Es wird ein Tag voller Spaß, Köstlichkeiten und Überraschungen. Kinder sind bei uns natürlich herzlich willkommen, wir haben ein tolles Unterhaltungsprogramm für die kleinen Gäste vorbereitet.

Bitte lass uns bis zum [Datum] wissen, ob und mit wie vielen Personen Du kommen kannst. Es reicht eine kurze Zusage per E-Mail an [E-Mail-Adresse] oder per Telefon unter [Telefonnummer]. Es wäre uns eine große Freude, Dich bei unserer Geschäftseröffnung zu begrüßen!

Viele Grüße
[Name]

Geschäftliche Einladung mit einer persönlichen Karte

Die Veranstaltung Ihrer Firma steht und fällt mit den Gästen. Umso wichtiger, sich Zeit für persönliche Worte zu nehmen und mit dem Text Neugier auf das Event zu wecken. Versenden Sie Ihre geschäftliche Einladung auf einer stilvollen Karte, um beim Empfänger im Gedächtnis zu bleiben.

In unserem Online-Shop finden Sie eine große Auswahl an Karten für verschiedene Anlässe. Haben Sie Ihr Lieblingsmotiv entdeckt, gestalten Sie die Karte im Konfigurator nach Belieben und fügen Texte, Logos, Bilder oder andere Elemente hinzu. So entsteht in wenigen Schritten die passende Einladung für jedes geschäftliche Event.