Grillfest der Firma: Sommerfest statt Feierabend

Die Arbeit für den Tag ist getan, der Grill läuft und aus Kolleginnen, Kollegen, Mitarbeitern und Vorgesetzten werden für ein paar Stunden einfach Menschen, die gemeinsam essen, reden und den Sommer genießen.

Ein Grillfest ist schnell organisiert und unkompliziert, bietet aber den perfekten Rahmen, um im Team zusammenzukommen und die Zeit abseits des Arbeitsalltags zu genießen. Damit aus der Idee auch wirklich ein entspannter Abend für die gesamte Belegschaft wird, ist strukturierte Planung angesagt.

Hier finden Sie Tipps für Termin, Location und Verpflegung, zwei Vorlagen für Ihre B2B-Einladung und wichtige Hinweise rund um Grill, Ausstattung und Sicherheit bei Firmenfeiern.

Inhaltsverzeichnis

• Termin und Location für das Grillfest finden
• Aufgaben im Team verteilen
• Die Einladung zum Grillfest schreiben
• So könnte Ihre Einladung aussehen (2 Vorlagen)
• Sorgen Sie für das leibliche Wohlergehen
• Vom Grill bis zur Zange: Das gehört zur Ausstattung
• Sicherheit geht vor
• Ein passendes Rahmenprogramm für die Atmosphäre
• Fazit: Mit guter Planung entspannt feiern
• Häufige Fragen zum Grillfest der Firma (FAQ)

Termin und Location finden

Legen Sie zuerst fest, welches Firmenbudget für das Grillfest zur Verfügung steht und in welchem Rahmen Sie feiern möchten. Ist das ganze Unternehmen beteiligt oder begrenzen Sie sich (gerade bei Konzernen) auf einzelne Abteilungen? Klären Sie zudem vorab, wer die Kosten trägt und ob es gegebenenfalls eine Selbstbeteiligung gibt.

Wählen Sie, soweit möglich, einen Termin an dem und um den herum keine wichtigen Deadlines oder größeren Projektabschlüsse anstehen. Klären Sie außerdem frühzeitig, ob die Feier noch während der regulären Arbeitszeit oder erst danach beginnt.

Eine Grillfeier findet im Freien statt. Denken Sie dabei zwingend an schlechtes Wetter: Ein überdachter Bereich, eine alternative Indoor-Location oder ein fester Ersatztermin ersparen Ihnen kurzfristige Umplanungen. Tragen Sie den Termin anschließend direkt in den gemeinsamen Outlook-Kalender ein oder verschicken Sie eine Kalendereinladung (Save-the-Date).

Für das Grillfest müssen Sie nicht zwingend auf dem Firmengelände bleiben. Auch öffentliche Grillplätze, geeignete Flächen an einem See oder exklusiv gemietete Locations kommen infrage. Prüfen Sie bei öffentlichen Plätzen vorab, ob Sie dort als Firmen-Event grillen dürfen und welche Regeln (z. B. bezüglich Alkohol und Lärm) gelten.

Aufgaben im Team verteilen

Stehen Termin und Ort fest, können Sie damit beginnen, die wichtigsten Aufgaben zu verteilen. Klären Sie zum Beispiel:

• Wer organisiert den Grill?
• Wer übernimmt das Grillen (und als Vertretung)?
• Sind genügend Tische und Sitzplätze (z. B. Bierzeltgarnituren) vorhanden?
• Brauchen Sie einen Pavillon oder ein Partyzelt als Regenschutz?
• Wer kümmert sich um Getränke, Beilagen und Geschirr?

Fragen Sie im Team nach Freiwilligen und halten Sie in einer Liste fest, wer welche Aufgabe übernimmt. So vermeiden Sie, dass am Tag der Feier Grillkohle, Sitzgelegenheiten oder Getränke fehlen. Zudem hat jeder einen festgelegten Zuständigkeitsbereich und kann den Tag ansonsten in Ruhe genießen.

Wenn Sie die Organisation für sich und Ihr Team möglichst einfach halten möchten, können Sie ein Barbecue-Catering beauftragen. Viele B2B-Anbieter kümmern sich neben Grillgut und Beilagen auch um Getränke sowie um vegetarische und vegane Alternativen. Alternativ kann jeder sein Grillgut selbst mitbringen (BYOME - Bring Your Own Meat) – so ist für jeden Geschmack etwas dabei und Reste fallen verhältnismäßig geringer aus.

Die Einladung zum Grillfest schreiben

Bevor Sie die Einladung verschicken, sollten die wichtigsten Eckdaten stehen. Überlegen Sie außerdem strategisch, wer teilnehmen soll: Sind neben den Mitarbeitern auch deren Partner (Begleitpersonen) eingeladen? Sollen auch Kunden, Geschäftspartner, Freelancer oder Lieferanten teilnehmen?

Die Einladung sollte neben Datum, Uhrzeit und Ort auch eine klare Frist für die verbindliche Rückmeldung enthalten. Informieren Sie sich durch die Anmeldung darüber, wer vegetarisch oder vegan isst und welche Allergien (z. B. Gluten) beachtet werden müssen.

Sollten wichtige Punkte wie die exakte Location zu Beginn noch unklar sein, schicken Sie zuerst einen Reminder (Save-the-Date). Wenn Sie die Einladung wertschätzender und professioneller gestalten möchten, verschicken Sie statt einer E-Mail eine gedruckte Einladungskarte.

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So könnte Ihre Einladung zum Grillfest aussehen

Manchmal fällt es schwer, alles in die richtigen Worte zu packen. Wir haben als Orientierungshilfe zwei Textbeispiele für Sie bereitgestellt. Vor dem Absenden sollten Sie diese individuell anpassen.

Vorlage 1: Locker für das interne Team

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

am [Datum] möchten wir gemeinsam den Sommer genießen und laden euch ab [Uhrzeit] zu unserem Firmen-Grillfest in [Ort] ein.

Für Grillgut und Getränke ist gesorgt. Wenn ihr einen Salat, eine Beilage oder etwas zum Dessert beitragen möchtet, tragt euch gerne in unsere Liste [Link] ein.

Bitte meldet euch bis zum [Datum] verbindlich zurück und teilt uns mit, ob ihr vegetarisch oder vegan essen möchtet.

Falls das Wetter nicht mitspielt, [findet die Feier in … statt / weichen wir auf den Ersatztermin am … aus].

Wir freuen uns auf einen schönen Feierabend mit euch!
[Absender]

Vorlage 2: Für Kunden und externe Geschäftspartner

Sehr geehrte Frau [Name] / Sehr geehrter Herr [Name],

wir laden Sie herzlich zu unserem diesjährigen Grillfest am [Datum] ein. Ab [Uhrzeit] möchten wir gemeinsam mit Ihnen einen sommerlichen Abend im Innenhof unseres Firmengeländes verbringen.

Für Grillgerichte, Beilagen und Getränke ist gesorgt. Selbstverständlich bieten wir auch vegetarische und vegane Optionen an.

Bitte teilen Sie uns bis zum [Datum] mit, ob Sie teilnehmen und ob Sie eine Begleitperson mitbringen. Wenn Sie vegetarisch oder vegan essen möchten, teilen Sie uns dies bitte ebenfalls bei der Anmeldung mit.

Wir freuen uns auf Ihren Besuch und einen angenehmen gemeinsamen Abend abseits des Schreibtisches.

Herzliche Grüße
[Name / Unternehmen]

Sorgen Sie für das leibliche Wohlergehen

Ein Grillfest lässt sich ganz unterschiedlich gestalten. Sie könnten eine Catering-Firma engagieren, die sich um alles kümmert, sodass der Fokus ganz auf dem gemeinsamen Beisammensein (Teambuilding / Networking) liegt.

Wenn jeder Mitarbeiter etwas zum Buffet beiträgt, sollten Sie zwingend eine gemeinsame Liste (z. B. in Excel oder im Intranet) erstellen. So sehen Sie schnell, welche Salate, Beilagen oder Desserts bereits eingeplant sind, was noch fehlt, und verhindern, dass am Ende zehn verschiedene Sorten Kartoffelsalat auf dem Buffet stehen.

Für Fleisch können Sie grob mit etwa 250 Gramm pro Person rechnen. Wie viel Sie tatsächlich brauchen, hängt jedoch stark von den Beilagen und dem Anteil der Vegetarier/Veganer ab. Werten Sie die Rückmeldungen aus der Einladung rechtzeitig aus. Denken Sie außerdem an Brot, Saucen, Salate, Beilagen und Desserts.

Achten Sie am Veranstaltungstag strikt auf die Einhaltung der Kühlkette: Fleisch und andere kühlpflichtige Speisen müssen bis zur Zubereitung ausreichend gekühlt bleiben (Kühlwagen oder Kühlschränke organisieren). Bei den Getränken gehören Wasser und alkoholfreie Alternativen zur Grundausstattung. Ob Sie alkoholische Getränke anbieten, richtet sich nach den betrieblichen Vorgaben Ihres Unternehmens (Compliance).

Denken Sie zudem an ausreichend Teller, Besteck, Servietten, Müllsäcke (Mülltrennung) und geeignete Behälter (z. B. Tupperware) für übrig gebliebene Lebensmittel.

Vom Grill bis zur Zange: Das gehört zur Ausstattung

Feste Grillstelle, Elektrogrill oder Gasgrill – die Optionen sind vielseitig. Welchen Grill Sie für das Firmenevent wählen, ist eigentlich egal. Hauptsache, Sie treffen die entsprechenden Vorbereitungen.

Wenn jemand einen privaten Grill mitbringt, prüfen Sie vorher, ob dieser groß genug für die Gästezahl ist und sich in einem einwandfreien Zustand befindet. Für einen Holzkohlegrill brauchen Sie Grillkohle und zugelassene Anzündhilfen. Nutzen Sie einen Gasgrill, kontrollieren Sie vorab den Füllstand der Gasflaschen (und besorgen Sie Ersatz).

Auch Grillzangen, Grillwender und hitzebeständiges Grillbesteck gehören zur Grundausstattung. Wichtig für die Hygiene: Verwenden Sie für rohes Fleisch und bereits gegarte Speisen getrennte Zangen. So vermeiden Sie, dass Keime von rohem Fleisch auf servierfertige Lebensmittel gelangen.

Hinweis zu Veggie/Vegan: Wenn Vegetarier oder Veganer dabei sind, sollten Sie sicherstellen, dass deren Grillgut nicht mit Fleischsäften auf dem Rost in Kontakt kommt. Organisieren Sie idealerweise einen separaten, kleinen Grill oder nutzen Sie dicke Grillschalen.

Sicherheit geht vor

Beim Grillen steht Sicherheit – besonders im Rahmen einer offiziellen Firmenveranstaltung – an erster Stelle. Stellen Sie den Grill auf einen festen, ebenen und feuerfesten Untergrund und halten Sie ausreichend Abstand zu leicht entzündlichen Materialien (Bäume, Partyzelte, Papierdekoration).

• Prüfsiegel: Bei Holzkohlegrills bieten das GS-Zeichen (geprüfte Sicherheit) und die DIN EN 1860-1 eine gute Orientierung.
• Anzünder: Verwenden Sie zum Anzünden nur dafür vorgesehene Grillanzünder (keinen Spiritus!) und beachten Sie die Herstellerhinweise.
• Standort: Nutzen Sie Holzkohle- und Gasgrills ausschließlich im Freien. In geschlossenen Räumen, Garagen oder Zelten sammelt sich giftiges Kohlenmonoxid, was zu schweren Vergiftungen führt.
• Glut entsorgen: Entsorgen Sie Glut und Asche erst, wenn beides vollständig (am besten über Nacht) abgekühlt ist.

Ein passendes Rahmenprogramm für die Atmosphäre

Neben Essen und Getränken prägt auch der Rahmen die Stimmung. Musik (auf angemessener Lautstärke), sommerliche Dekoration und eine stimmungsvolle Beleuchtung (Lichterketten) am Abend schaffen mit wenig Aufwand eine angenehme Atmosphäre.

Wenn Sie noch etwas Besonderes ergänzen möchten, bieten sich unkomplizierte Ideen wie eine Getränkestation mit verschiedenen Sommerdrinks oder eine Fotowand für gemeinsame Bilder an. (Hinweis zu Kindern: Wenn im Ausnahmefall Familien eingeladen sind, sind Unterhaltungsangebote für die Kleinsten erforderlich, um den Eltern ein entspanntes Fest zu ermöglichen.)

Planen Sie trotzdem genügend Zeit ohne festes Programm ein. Gerade die ungezwungene Atmosphäre macht ein Grillfest zur perfekten Gelegenheit für abteilungsübergreifendes Networking.

Mit guter Planung entspannt feiern

Für ein gelungenes Firmen-Grillfest brauchen Sie kein aufwendiges Programm. Wenn Termin, Location, Zuständigkeiten und Verpflegung frühzeitig geklärt sind, steht der organisatorische Rahmen.

Eine rechtzeitige Einladung hilft Ihnen, Gästezahlen und Ernährungsweisen realistisch einzuschätzen. Mit einer Schlechtwetterlösung und durchdachten Sicherheitsmaßnahmen vermeiden Sie böse Überraschungen. So bleibt am Ende mehr Zeit für das, worum es geht: Teambuilding, gute Gespräche und einen entspannten Abend außerhalb des Büros.