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Geschäftliche Einladung: Tipps und Textbausteine

Bei geschäftlichen Einladungen gilt es den richtigen Ton zu treffen. Wie gelingt es, die Gäste persönlich anzusprechen und gleichzeitig auf einer geschäftlichen Ebene zu bleiben? Wir zeigen Ihnen, worauf Sie achten müssen und wie Sie kreative Einladungsschreiben formulieren.

Alt-Tag: geschäftliches Einladungsschreiben öffnen

Planung: Was gilt es vor dem Verfassen einer geschäftlichen Einladung zu beachten?

Ob Geschäftseröffnung, Firmenjubiläum oder die alljährliche Weihnachtsfeier: Wenn ein Fest ansteht, gibt es viel zu organisieren. Dabei sollte die Einladung nicht zu kurz kommen, denn sie enthält alle notwendigen Informationen und vermittelt den Gästen einen Vorgeschmack dessen, was sie erwartet.

Geschäftliche Einladungen frühzeitig versenden

Entsprechend sollten die Vorbereitungen bereits so weit vorangeschritten sein, dass die Eckdaten feststehen. Falls sich Ihre Gäste den Termin frühzeitig reservieren sollten, um zum Beispiel ein lang geplantes Firmenjubiläum zu begehen, können Sie vorab auch Save-The-Date-Karten versenden und für weitere Informationen auf die noch ausstehende Einladung verweisen. In jedem Fall lohnt es sich, die Einladungen rechtzeitig zu versenden, damit Ihre Gäste auch wirklich dabei sein können und die Vorfreude wächst.

Grundsätzlich gilt: sobald der Termin feststeht, kann eine Save-The-Date-Karte versendet werden. Das Einladungsschreiben selbst sollten die Gäste spätestens zwei Monate vor der Veranstaltung in der Hand halten. Der Reminder erfolgt etwa zwei Wochen vor dem Event.

Wählen Sie für Ihr Firmen-Event ein einheitliches Design für Einladung, Tischkarten und Programm. Unsere Blankokarten in verschiedenen Formaten können Sie mit dem Kartenkonfigurator individuell gestalten.

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Der richtige Ton für Gestaltung und Text

Bevor Sie das Einladungsschreiben formulieren, überlegen Sie, welche Geschäftspartner dabei sein werden. Welcher Anlass wird gefeiert? Welche Stimmung soll aufkommen? Gibt es ein Highlight der Veranstaltung? Worauf werden sich Ihre Gäste besonders freuen? Wie förmlich oder leger wird es zugehen?

All diese Gedanken sollten sich im Design und im Einladungstext spiegeln. Auf diese Weise geben Sie Ihren Gästen die Chance, sich auf das Fest einzustimmen und mögliche Vorbereitungen zu treffen. Spielen Sie mit der Typografie. Ist für Ihren Anlass eine klassische Druckschrift oder verspielte Schreibschrift passender? Vermeiden Sie Stockbilder. Haben Sie womöglich ein Foto der Firma oder der Belegschaft? Setzen Sie Farben bewusst ein. Bunte Farben wecken heitere Assoziationen, Graustufen wirken seriös, Pastellfarben edel.

Lassen Sie sich von den Karten des Raab-Verlags inspirieren. In unserem Shop finden Sie passende Karten für verschiedene Anlässe: Einladungen zum Firmenjubiläum, zur Geschäftseröffnung oder zur Firmenweihnachtsfeier.

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Was gehört in eine Einladung zu einem geschäftlichen Anlass?

Jetzt geht es an die Textgestaltung. Sie wollen auf der einen Seite Ihre Gäste in einem kurzen, übersichtlichen Block mit allen relevanten Informationen versorgen und auf der anderen Seite möchten Sie Ihre Gäste persönlich ansprechen und Lust auf die Veranstaltung machen.

In jedem Fall sollte die Einladung Antworten auf die 5 W-Fragen geben: Wo, wann, wie viel, was, wer?

 

Wo findet die Veranstaltung statt?

Geben Sie den Namen der Location und die genaue Adresse an.

Je nachdem, wie viel Platz Sie auf der Karte haben, bietet es sich an, die öffentliche Anbindung und Anfahrt auf einem Einlegblatt oder direkt daneben abzudrucken.

 

Wann findet die Veranstaltung statt?

Datum und Uhrzeit sind selbstverständlich fester Bestandteil des Informationsblocks. Gegebenenfalls gehört auch die Einlasszeit hierhin.

Bei Veranstaltungen wie etwa Seminaren oder Konferenzen ist es sinnvoll, die Dauer mitzuteilen.

 

Wie viel kostet die Veranstaltung?

Ihre geschäftliche Einladung ist mit Gebühren oder Kosten verbunden? Bereiten Sie Ihre Gäste darauf vor und packen Sie den Preis direkt mit in die Einladung. Falls Sie die Kosten übernehmen, können Sie das ebenfalls ausdrücken. Auf diese Weise kommen keine Zweifel auf und Sie senden ein Zeichen der Wertschätzung.

 

Was ist der Anlass, zu dem eingeladen wird?

Um was für ein Event handelt es sich? Gibt es ein Thema oder ein Motto? Wird es ein besonderes Highlight oder einen Hauptprogrammpunkt geben? Nehmen Sie es mit auf. Dann wissen Ihre Gäste, worauf Sie sich freuen können. Oder deuten Sie es nur an. Damit kreieren Sie einen Überraschungseffekt. Vermeiden Sie die Karte mit zu viel Text zu füllen. Sie möchten lediglich eine grobe Vorstellung vermitteln.

 

Last but not least: Wer lädt ein?

Am Ende der Grußformel können Sie noch einmal ausdrücken, von wem die Einladung ausgeht. Seien Sie genau. Handelt es sich um den Geschäftsführer? Den Vorstand? Gibt es ein Team, welches das Fest vorbereitet?

Besonders die ersten drei Punkte lassen sich gut in einem Informationsblock gliedern. Dieser darf auch als solcher erkennbar sein. Das schafft Übersicht und erleichtert die Informationssuche bei der Anfahrt am Festtag selbst.

Dos and Don’ts bei geschäftlichen Einladungen

Geschäftliche Einladungen unterscheiden sich mitunter sehr in ihrer Aufmachung und ihrem Ton. Je nach Anlass und Firma gibt es Anderes zu beachten. Dennoch gelten einige grundsätzlichen Dos und Don’ts.

Dos:

  • Schriftliche Einladungen setzen ein Zeichen. Sie zeugen von Wertschätzung und persönlicher Note.
  • Freundlicher Ton und positive Formulierungen machen sich bezahlt. Es muss kein Roman sein: Eine kreative Aufforderung, am Fest teilzunehmen, zeigt bereits, dass Sie sich Gedanken gemacht haben, wie Sie Ihre Gäste empfangen können.
  • Transparenz ermöglicht den Empfängern eine bessere Planung. Sind Begleitpersonen erwünscht? Gibt es ein Kinderprogramm? Welcher Dresscode ist angesagt? Müssen Unterlagen mitgebracht werden? Bei einem Online-Event muss womöglich ein Programm installiert werden?
  • Timeline beachten! Bis wann brauchen Sie die Zusage? Müssen Sie eventuell einen Reminder versenden, damit der Termin nicht untergeht? Besonders vor Weihnachten oder der Sommerpause sind die Terminkalender voll mit Festterminen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Wunschgäste die Einladung zwei Monate vorher in den Händen halten. Entsprechend müssen rechtzeitig Adresslisten aktualisiert und Umschläge bestellt werden…

Don’ts:

  • Keine allgemeine Anrede. Das ist unpersönlich und riecht nach Massenverteiler.
  • Zu persönliche Formulierungen sind ebenfalls unangenehm. Wenn Sie einer geladenen Person näherstehen als den anderen Geschäftspartnern, ist es sinnvoll, die Karte mit einem handschriftlichen und persönlichen Gruß zu erweitern.
  • Zu viel Text ist nicht nur unübersichtlich, sondern auch ermüdend. Fassen Sie sich lieber kurz. Wenn es notwendige Informationen gibt, die nicht auf die Karte passen, sind Einlegblätter oder Verweise auf eine Website hilfreich. Spezielle Fragen lassen sich auch am Festtag selbst kommunizieren, etwa wie die Kostenverteilung der Getränke funktioniert.
  • Fehlende Informationen sind genauso ärgerlich, wie zu viel Text. Hangeln Sie sich an den W-Fragen entlang, damit Sie nichts vergessen.

Beispiel-Formulierungen für geschäftliche Einladungen

Für Ihr individuelles Einladungsschreiben ist es am schönsten, wenn Sie eigene Formulierungen finden. Ein paar Tipps und Inspirationen für eine gelungene Einladung finden Sie hier.

persönlich gestaltete Einladung

Persönliche Einladungskarten vermitteln dem Empfänger Ihre Wertschätzung und wecken die Vorfreude (Beispiel Einladungskarte: Onset).

Persönlicher Einstieg

Sprechen Sie Ihre Geschäftspartner persönlich an. Nennen Sie sie beim Namen und verwenden Sie aktive Sprache („Wir laden Sie ein“, statt „Sie sind eingeladen“). Wenn Sie doch auf eine allgemeine Ansprache zurückgreifen, wählen Sie eine herzliche Formulierung, die die Nähe unterstreicht.

  • Sehr geehrte Frau XY
  • Lieber Max
  • Liebe Kolleg*innen
  • Liebes Team

Eine weitere gute Möglichkeit sind Einstiegssätze. Sie deuten bereits auf den Anlass hin, vermitteln die gewünschte Atmosphäre und wecken die Neugier.

  • Liebe Anne, wir haben es geschafft!
  • Sehr geehrter Herr Mustermann, vielen Dank für ein großartiges Jahr!
  • 20 Jahre Bäckerei Schleckermäulchen – wenn das kein Grund zum Feiern und Schmausen ist…
  • Willkommen auf der Hebebühne! Die Autowerkstatt Müller feiert Geschäftseröffnung.
  • Ho, ho, ho, liebes Team! Der Weihnachtspunsch ist angesetzt.

Kreative Textbausteine

Nach der Anrede folgt die tatsächliche Einladung. Sie können diese klassisch vornehmen:

  • Wir laden Sie herzlich zu unserem Tag der offenen Tür ein.
  • Es gibt Grund zu feiern!
  • Wir freuen uns darauf, mit euch auf unsere Geschäftseröffnung anzustoßen.

Oder Sie werden konkreter und schüren die Begeisterung.

  • Kommen Sie mit auf eine kulinarische Reise hinter unsere Backtheke.
  • Wir haben uns zu unserem zehnjährigen Bestehen etwas Besonderes für Sie einfallen lassen.

Gehen Sie auf das Programm ein, heben Sie das Highlight hervor und nehmen Sie den Empfänger gedanklich mit zum Festtag:

  • Bei All you can eat Buffet, Live-Musik und Besuch von Santa persönlich kommt keiner zu kurz. Wir feiern Open End.
  • Besonders freuen wir uns, dass Frau Ziegler aus Gründungstagen dabei sein wird und persönliche Einblicke in die Anfangszeit gewährt.
  • Wir stellen Ihnen unsere neuen Räumlichkeiten vor. Blicken Sie hinter die Kulissen und erleben Sie eine Probestunde Aerial Yoga mit Frau Meier – unserer erfahrenen Anleiterin.

Übrigens: Gerade bei einer Geschäftseröffnung hat man alle Hände voll zu tun und die Einladung steht hinten an. Deshalb haben wir individuelle Texte für Ihre Geschäftseröffnung erstellt, die Ihnen als Inspiration dienen können.

Nachdem Sie den Empfänger auf die Feier eingestimmt haben, kommen die hard facts, damit Ihre Gäste auch wissen was wo und wann stattfindet. Gibt es weitere Informationen, die auf Einlegblatt oder Website zu finden sind? Geben Sie an, ob Partner und Kinder dabei sein können und wie für sie gesorgt ist.

  • Bringen Sie gerne eine Begleitperson mit.
  • Auch Ihre Partner sind herzlich willkommen.
  • Natürlich gibt es auch etwas für unsere kleinen Gäste: für Kinderpunsch und Spielstraße ist gesorgt.
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Runder Abschluss

Am Ende fordern Sie Ihre Geschäftspartner oder Kunden nochmals herzlich dazu auf, zu Ihrer Veranstaltung zu erscheinen. Überlegen Sie, was Sie an ihrer Stelle motivieren würde. Dies ist auch der Abschnitt, in dem Sie Ihre Gäste um eine Rückmeldung bitten. Als Fragen formulierte Aufforderungen sind an dieser Stelle eine schöne Abwechslung.

  • Bitte geben Sie uns bis zum 14. Oktober 2022 Bescheid, ob Sie dabei sein können.
  • Wir freuen uns auf einen spannenden Abend mit Ihnen.
  • Dürfen wir mit Ihnen rechnen?
  • Ihr Kommen würde mich sehr freuen.
  • Sind Sie dabei?
  • Wir können es kaum erwarten mit euch durchzustarten.
  • In Vorfreude auf unsere Weihnachtssause

Nun fehlen nur noch eine Grußformel und Ihre Unterschrift. Dann kann die Einladung versendet werden. Lesen Sie auch unsere Tipps und Mustervorlagen für Grußformeln und wie diese wirken.

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