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Geschäftsbriefe schreiben: Alles, was Sie wissen müssen

Für geschäftliche Briefe scheint ein wahrer Dschungel an Regeln zu gelten – aber mit unserem umfangreichen Ratgeber finden Sie sich darin bestens zurecht. Erfahren Sie hier alles, was Sie zum Schreiben von Geschäftsbriefen wissen müssen: wie Sie geschäftliche Briefe richtig aufbauen, was darin enthalten sein muss und was die Norm DIN 5008 besagt. Mit unseren Tipps und Vorlagen schreiben sich Ihre Geschäftsbriefe fast von allein.

 Frau im Büro beim Schreiben eines Geschäftsbriefes

Inhalt:

    • Geschäftsbriefe schreiben – wichtige Fragen & Antworten
    • Tipps zu Aufbau und Inhalt von Geschäftsbriefen
    • Anlässe für geschäftliche Briefe

    • Geschäftsbriefe schreiben – wichtige Fragen & Antworten

      Bevor wir tiefer einsteigen, beantworten wir Ihnen die wichtigsten Fragen rund um geschäftliche Briefe.

      Was versteht man unter einem Geschäftsbrief?

      Ein Geschäftsbrief ist ein Schreiben, das für die Korrespondenz zwischen einem Unternehmen und seinen Kunden, Lieferanten oder anderen Dienstleistern verwendet wird. Die geschäftliche Kommunikation kann zwischen zwei Unternehmen (Business-to-Business) oder zwischen einem Unternehmen und Privatpersonen beziehungsweise Kunden stattfinden (Business-to-Consumer). Dabei ist es egal, ob der Geschäftsbrief per Post oder in digitaler Form, als E-Mail oder PDF, versendet wird.

      Es gibt verschiedene Arten von Geschäftsbriefen, wie zum Beispiel Werbebriefe, Danksagungen, Rechnungen, Lieferscheine, Quittungen oder Bestellungen. Unternehmensinterne Schreiben, etwa zwischen einzelnen Abteilungen oder Niederlassungen, sind keine Geschäftsbriefe.

      Wie schreibt man einen Geschäftsbrief?

      Für Geschäftsbriefe gelten spezielle Regeln, die nach der Norm DIN 5008 geregelt sind. Zwar gibt es auch für Privatbriefe bestimmte Gestaltungshinweise, doch bei geschäftlichen Briefen sind die Regeln deutlich strenger und sollten unbedingt beachtet werden. Denn: ein Geschäftsbrief ist immer auch Aushängeschild eines Unternehmens. Wie Sie einen korrekten Geschäftsbrief schreiben, erfahren Sie weiter unten.

      Was ist ein Geschäftsbrief DIN 5008?

      Die Norm DIN 5008 legt fest, wie ein Geschäftsbrief korrekt gestaltet und geschrieben wird. Dazu gehören zum Beispiel Regeln für Abkürzungen, Zeilenabstände oder Seitenränder. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass Geschäftsbriefe einheitlich gestaltet und somit gut lesbar sind.

      Was muss in einem Geschäftsbrief enthalten sein?

      Es gibt gesetzlich festgelegte Pflichtangaben, die in Geschäftsbriefen enthalten sein müssen. Wichtig ist, dass der Empfänger Ihres Schreibens Ihr Unternehmen einwandfrei identifizieren und bei Bedarf mit Ihnen Kontakt aufnehmen kann.

      Must-haves in Geschäftsbriefen sind

      • Name Ihres Unternehmens
      • Anschrift Ihres Unternehmens
      • Vertretung (bei AG und GmbH)
      • Registereintrag
      • Keine Vorschrift, aber sinnvoll: Kontaktmöglichkeiten

      Wie detailliert Sie ihn informieren müssen, hängt von Ihrer Unternehmensform ab. Die IHK erklärt, wer welche Angaben auf Geschäftsbriefen machen muss.

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      Was gilt es bei Anrede und Grußformel zu beachten?

      Sowohl die Anrede als auch die Grußformel in einem Geschäftsbrief müssen korrekt und angemessen formuliert sein. Kennen Sie die Empfänger nicht, wählen Sie die neutrale Anrede „Sehr geehrte Damen und Herren, …“. Ansonsten sollten Sie die Empfänger lieber mit Namen ansprechen, etwa mit „Sehr geehrte Frau Weiß“. Lesen Sie noch mehr Tipps zur perfekten Anrede in geschäftlichen Briefen.

      Die Grußformel „Mit freundlichen Grüßen“ ist der Klassiker. Je nach Anlass und Verhältnis zum Empfänger kann Ihre Grußformel auch persönlicher ausfallen. Mehr zur korrekten Wahl der Grußformel lesen Sie im Beitrag „Passende Grußformeln für Briefe, Karten und E-Mails“.

      Tipps zu Aufbau und Inhalt von Geschäftsbriefen

      Jedes geschäftliche Schreiben, das Sie versenden, ist wie eine Visitenkarte Ihres Unternehmens. Daher sollten Sie unbedingt auf eine korrekte Gestaltung achten. Denn fehlende Angaben oder eine falsche Formatierung können unprofessionell oder gar unseriös wirken.

      Aufbau eines Geschäftsbriefs

      Der Aufbau geschäftlicher Briefe richtet sich nach der Norm 5008, die Gestaltung und Schreibweisen regelt. Wir stellen Ihnen die Normvorlage nach DIN 5008 vor und erklären, was Sie bezüglich Schriftarten, Schriftgröße, Briefkopf und den weiteren Bestandteilen eines Geschäftsbriefs beachten müssen.

      Gestaltung nach DIN 5008

      Damit ein Brief gut lesbar ist, sollten Sie auf ausreichende Seitenränder und Zeilenabstände achten. Laut DIN 5008 gelten folgende Standards:

      • Seitenränder:
        • Links: 2,5 cm
        • Rechts: 2,0 cm
        • Oben: 4,5 cm
        • Unten: 2,5 cm
      • Zeilenabstand: 1-1,5-zeilig
      Muster-Geschäftsbrief nach DIN 5008

      Muster eines Geschäftsbriefes gemäß Norm DIN 5008

      Schriftgröße und Schriftart

      Eine winzige Schrift oder verschnörkelte Lettern wären für die Empfänger eines geschäftlichen Briefes ein Ärgernis – stellen Sie also sicher, dass Ihre Geschäftsbriefe gut lesbar sind (und somit seriös wirken).

      Die Schriftgröße im Geschäftsbrief beträgt in der Regel 12 Punkt, bei sehr viel Text ist auch 11 Punkt erlaubt. Kleiner sollte die Schrift aus Gründen der Lesbarkeit aber nicht sein.

      Tipp: Je nach Schriftart, die Sie wählen, kann die Schrift größer oder kleiner ausfallen. Machen Sie am besten einen Vergleich, um die Wirkung zu testen.

      Zwar schreibt DIN 5008 keine bestimmte Schriftart vor, doch auf Comic Sans und Ähnliches sollten Sie dringend verzichten. Wählen Sie eine schlichte Schriftart ohne Ausschmückungen. In der Regel verwendet man für Normbriefe die Schriftarten Times New Roman oder Arial, auch Calibri bietet sich an.

      Briefkopf

      Der Briefkopf sollte professionell gestaltet werden – schließlich fällt der Blick des Empfängers als erstes auf ihn.

      • Der obere Teil des Briefkopfs entspricht dem oberen Rand des Dokuments, der 4,5 Zentimeter hoch ist – hier ist zum Beispiel Platz für Ihr Firmenlogo.
      • Im sogenannten Anschriftenfeld folgen die Rücksendeangaben sowie die Empfängeradresse. Achten Sie darauf, dass die Adresse des Empfängers nicht höher als 4 Zentimeter und nicht breiter als 8,5 Zentimeter ist – so passt sie noch in das standardisierte Sichtfenster von Briefkuverts.
      • Im sogenannten Informationsblock auf der rechten Seite des Dokuments werden die Kontaktdaten des Ansprechpartners genannt: neben Name und Anschrift auch die Telefonnummer sowie Ihre E-Mail-Adresse. Diese Angaben stehen in einem DIN 5008-konformen Informationsblock:
        • Bezugszeichen
        • Name des Ansprechpartners
        • Abteilung
        • Kontaktdaten (Telefon, E-Mail)
      • Auf die Kontaktdaten folgt eine Leerzeile. Danach platzieren Sie das Datum rechtsbündig. Übrigens: Der Ort wird nur erwähnt, wenn er sich vom Wohnort unterscheidet.
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      Betreffzeile

      Auf den Briefkopf folgt der Betreff. Dieser hilft dem Empfänger, sich einen Überblick über den Grund des Schreibens zu verschaffen. Bringen Sie in der Betreffzeile also auf den Punkt, worum es sich handelt.

      Folgende Regeln gelten:

      • Der Betreff beginnt zwei Zeilen unter dem Datum.
      • Verzichten Sie auf das Wort „Betreff“ in der Betreffzeile – das ist ein häufiger Fehler.
      • Sie können in der Betreffzeile Fettschrift verwenden, müssen aber nicht.
      • Der Betreff kann mithilfe einer größeren Schrift (13 bis 14 Punkt) hervorgehoben werden.
      • Er darf über mehr als eine Zeile gehen, sollte aber maximal zwei Zeilen umfassen.

      Neben einem strukturierten Aufbau Ihres Geschäftsbriefes sorgt auch die korrekte Anrede dafür, dass der Brief auf den Leser professionell und seriös wirkt.

      Mann liest Geschäftsbrief mit Wohlwollen

      Neben einem strukturierten Aufbau Ihres Geschäftsbriefes sorgt auch die korrekte Anrede dafür, dass der Brief auf den Leser professionell und seriös wirkt.

      Anrede im Geschäftsbrief

      Nun geht es endlich an den Inhalt Ihres Geschäftsbriefes!

      • Auf den Betreff folgen zwei Leerzeilen – danach schreiben Sie die Anrede.
      • Auf die Anrede folgt eine Leerzeile, bevor der eigentliche Inhalt Ihres Briefs beginnt.

      Wichtig: Eine korrekte und angemessene Anrede ist in geschäftlichen Briefen ein Muss! Sie entscheidet darüber, wie der Leser Ihren Brief wahrnimmt. Kennen Sie die Empfänger nicht, ist die neutrale Anrede „Sehr geehrte Damen und Herren, …“ die richtige Wahl. Ansonsten sollten Sie die Empfänger lieber persönlich ansprechen, etwa mit „Sehr geehrte Frau Weiß“. Indem Sie die Empfängerin oder den Empfänger Ihres Geschäftsbriefes mit Namen ansprechen, zeigen Sie Wertschätzung.

      Worauf Sie bei der Anrede im Brief noch achten müssen und welche Fehler Sie unbedingt vermeiden sollten, erfahren Sie in unserem Beitrag „Perfekt angesprochen: Die richtige Anrede in geschäftlichen Briefen, Karten und E-Mails“.

      Textbereich und Fließtext geschäftlicher Briefe

      Im Fließtext Ihres Geschäftsbriefes sollten Sie auf eine klare Struktur achten. Sie erleichtern dem Leser das Verständnis Ihres Briefes, wenn Sie ihn in sinnvolle Abschnitte gliedern.

      Vermeiden Sie unbedingt Rechtschreib- oder Grammatikfehler.

      Grußformel im Geschäftsbrief

      Am Ende des Briefes folgt die Grußformel. Wie auch bei der Anrede sollten Sie auf eine angemessene und seriöse Formulierung achten. „Mit freundlichen Grüßen“ oder (moderner) „Freundliche Grüße“ ist der Klassiker unter den Grußformeln. Je nach Anlass (etwa, wenn Sie einem Geschäftspartner zum Geburtstag gratulieren) und Verhältnis zum Empfänger kann Ihre Grußformel natürlich auch persönlicher ausfallen.

      Wichtige Regeln rund um die Grußformel:

      • Lassen Sie zwischen Anschreiben und Grußformel genau eine Leerzeile.
      • Zwischen Grußformel und vorgedruckter Unterschrift liegen drei Zeilen – hier setzen Sie Ihre handschriftliche Unterschrift.
      • Falls Ihr Brief Anlagen enthält, können Sie diese nach der Unterschrift erwähnen.

      Mehr zur korrekten Wahl der Grußformel lesen Sie im Beitrag „Passende Grußformeln für Briefe, Karten und E-Mails“.

      Beispiel eines Geschäftsbriefes:

      Muster-Beispiel eines geschäftlichen Briefes

      Muster eines Geschäftsbriefs

      PS (Postskriptum)

      Ein Postskriptum können Sie bei Bedarf verwenden, etwa für einen Zusatz, der nichts mit dem Inhalt Ihres Schreibens zu tun hat, oder zur Hervorhebung einer wichtigen Information. Ein „PS:“ nach der Unterschrift wird dem Leser jedenfalls ins Auge springen – Sie können hier zum Beispiel auf ein aktuelles Angebot hinweisen.

      Übrigens: Die Schreibweisen „P.S.“ oder „p.s.“ sind laut Duden falsch.

      Anlagenvermerk

      Genau drei Leerzeilen unterhalb der Grußformel beziehungsweise eine Leerzeile unterhalb der maschinenschriftlichen Wiederholung der Unterschrift platzieren Sie den Anlagenvermerk.

      Der Anlagenvermerk wird durch das Wort „Anlage“ (in Fettdruck) eingeleitet. Anschließend führen Sie jede Anlage Ihres Briefes in einer separaten Zeile auf.

      Fußzeile

      Die Fußzeile, auch Brieffuß genannt, wird mit einem Abstand von 2,5 cm zur linken und 2,0 cm zur rechten Seitenkante platziert. Die Höhe kann je nach Bedarf variieren, sollte jedoch mindestens 2,5 cm betragen.

      In der Fußzeile auf der ersten Seite Ihres Geschäftsbriefs platzieren Sie die Pflichtangaben, das heißt, alle Geschäftsangaben, zu denen Ihr Unternehmen gemäß seiner Rechtsform verpflichtet ist. Mehr dazu lesen Sie im nächsten Abschnitt.

      Außerdem können Sie hier Angaben zu Ihren Geschäftsräumen, Kommunikationsmitteln und Kontoverbindungen machen.

      Tipp: Damit all diese Angaben gut lesbar sind, fügen Sie sie am besten als thematisch zusammenhängende Blöcke in den Brieffuß ein.

      Frau im Home Office schreibt geschäftlichen Brief

      Beim Schreiben von Geschäftsbriefen ist Sorgfalt gefragt.

      Die Pflichtangaben

      Ein weiterer wichtiger Bestandteil von Geschäftsbriefen sind die Pflichtangaben. Dabei unterscheidet man, ob sich ein Unternehmen im Handelsregister befindet oder nicht.

      Wenn Ihr Unternehmen im Handelsregister eingetragen ist, müssen Ihre Geschäftsbriefe folgende Angaben enthalten:

      • Firmenname und Rechtsform
      • Handelsregisternummer und Registergericht
      • Bei einer Gesellschaft mit begrenzter Haftung (GmbH), müssen die Geschäftsführer sowie der Vorsitzende des Aufsichtsrates mit Vor- und Nachnamen genannt werden.
      • Bei einer Aktiengesellschaft (AG), müssen Vor- und Nachnamen der Vorstandsmitglieder genannt und der Vorstandsvorsitzende gekennzeichnet werden. Auch der Vorsitzende des Aufsichtsrates muss mit Vor- und Nachnamen genannt werden.

      Ist Ihre Firma nicht im Handelsregister eingetragen, sind folgende Pflichtangaben in Ihren Geschäftsbriefen nötig:

      • Vor- und Nachname des Inhabers
      • Geschäftsanschrift
      • Handelt es sich um eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts, müssen Sie diese als Zusatz oder die Abkürzung GbR nennen sowie die Gesellschafter aufführen.

      Geschäftsbrief schreiben: Der Inhalt

      Ebenso wichtig wie die Form ist der Inhalt Ihres geschäftlichen Schreibens. Der Inhalt und die Formulierungen müssen immer zum Anlass, aber auch zu Ihrem Verhältnis zum Empfänger passen. Eine Rechnung oder ein Angebot verfassen Sie sachlicher als einen Geburtstagsbrief an einen langjährigen Geschäftspartner.

      Beachten Sie beim Schreiben Ihrer Geschäftsbriefe folgende Kriterien:

      • Das Wichtigste zuerst: Worum geht es in Ihrem Schreiben? Vermitteln Sie dem Empfänger gleich am Anfang, weshalb Sie ihn kontaktieren.
      • Präzise und prägnant formulieren: Verwenden Sie eine aussagekräftige Betreffzeile und kommen Sie in Ihren geschäftlichen Briefen schnell zum Punkt. In der Regel sollte ein Geschäftsbrief eine DIN A4-Seite nicht überschreiten. Für weitere Details, etwa zur Rechnung, fügen Sie Ihrem Schreiben Anlagen bei.
      • Korrekte Grammatik: Ein Geschäftsbrief muss fehlerfrei und formal korrekt sein. Nur so werden Sie beziehungsweise Ihre Firma und Ihr Anliegen vom Leser ernst genommen. Prüfen Sie daher immer Grammatik und Rechtschreibung in Ihrem Geschäftsbrief, bevor Sie ihn versenden.
      • Klare, zeitgemäße Sprache: Mit Geschäftsbriefen in einer klaren, modernen Sprache und flüssigem Stil werden Sie bei den Empfängern punkten. Vermeiden Sie veraltete Formulierungen, Bürokratendeutsch oder abgedroschene Phrasen. Schachtelsätze mit mehreren Nebensätzen teilen Sie am besten in mehrere kürzere Sätze auf.

      Tipp: Damit sich Ihr Brief flüssig lesen lässt, verzichten Sie auf Passivkonstruktionen („Wir bearbeiten Ihr Anliegen schnellstmöglich“ statt „Ihr Anliegen wird schnellstmöglich bearbeitet“). Ihren Text können Sie auch mit einem kostenlosen Analyse-Tool wie wortliga.de/textanalyse auf Verständlichkeit und Prägnanz überprüfen.

      Hand auf Tastatur - Geschäftsbrief formulieren

      Das Formulieren fällt Ihnen leichter, wenn Sie zuerst überlegen, an welche Person und zu welchem Anlass Sie den Geschäftsbrief schreiben.

      Lesen Sie auch unseren Beitrag zu geschäftlichen Anschreiben mit weiterführenden Informationen und Tipps, zum Beispiel zu Kommunikationsmodellen, Stil und Formulierungen für negative Nachrichten.

      Anlässe für geschäftliche Briefe

      Es gibt vielfältige Anlässe für Geschäftsbriefe:

      Wichtig: Bei geschäftlichen Briefen zu informellen Anlässen, seien es Weihnachts-, Oster- oder Geburtstagsgrüße, können Sie einen persönlicheren, herzlicheren Ton anschlagen als in einer formalen Mitteilung.

      Geschäftlicher Osterbrief

      Geschäftliche Glückwünsche zu Ostern sind deutlich seltener als die klassischen Weihnachtsgrüße. Das bedeutet auch: Mit einem Osterbrief heben Sie sich von Wettbewerbern ab und hinterlassen bei Ihren Geschäftskontakten einen guten Eindruck. Entdecken Sie unsere Inspirationen und Tipps für private sowie geschäftliche Ostergrüße!

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      Geschäftlicher Brief zu Weihnachten

      Ein Weihnachtsbrief an Ihre Geschäftspartner und Kunden stellt eine gute Alternative zur klassischen Weihnachtskarte dar. In einem Brief haben Sie die Möglichkeit, ausführlicher auf besondere Ereignisse und Erfolge im vergangenen Jahr einzugehen. Achten Sie darauf, die Beziehung zu Ihrem Kunden oder Geschäftspartner in den Mittelpunkt Ihres Briefes zu stellen – Werbung für Ihr Unternehmen oder Ihre Produkte sind hier definitiv fehl am Platz!

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      Schöne Zitate und hilfreiche Tipps, wie Sie Ihre geschäftlichen Weihnachtsgrüße gestalten, finden Sie in unserem Beitrag zu geschäftlichen Weihnachtsbriefen.

      Lesen Sie außerdem, wie Sie Kunden und Geschäftspartner zum Jahresende angemessen „Danke“ sagen.

      Der RAAB-Verlag wünscht Ihnen viel Erfolg beim Verfassen Ihrer Geschäftsbriefe.

      Bildnachweis: Titelbild/Bild 1: Paul Bradbury/gettyimages.de; Bild 2: Westend61/gettyimages.de; Bild3: Eva-Katalin/gettyimages.de; Bild 4: Manuel Breva Colmeiro/gettyimages.de