Gästeliste für die Hochzeit – Tipps zur Planung plus Vorlage

Sie sind sich noch unsicher, wen Sie zur Hochzeit einladen möchten und hätten gerne eine kompakte Übersicht für die Gästeliste? Hilfe naht! Wir geben Tipps zur Planung, zu den wichtigsten Angaben auf der Gästeliste und was Sie machen können, wenn Probleme auftauchen. Plus: eine Gästeliste-Vorlage zum Bearbeiten.

Planung der Hochzeits-Gästeliste

Welche Arten von Gästelisten gibt es? Wann muss ich sie anlegen? Wen und wie viele Gäste soll ich einladen? Damit das Erstellen Ihrer Gästeliste kein Stressfaktor wird, sollten Sie diese Fragen im Vorfeld klären. Folgende Tipps helfen.

Welche Gästelisten gibt es?

Bei einer Hochzeit braucht es nur eine Gästeliste? So einfach ist es nicht. Damit Sie einen guten Überblick behalten, sollten Sie mindestens drei Gästeliste anlegen

• Eine Gästeliste für das Verschicken der Einladungen/Save-the-Date-Karten, die sich unterteilt in
• Gäste, die eingeladen werden
• Nachrücker (wenn Gäste absagen)
• Eine Gästeliste, wenn feststeht, wer kommt
• Eine Gästeliste für Dienstleister

Tipp: Nutzen Sie für das Anlegen der Gästelisten ein Tabellen-Tool wie Excel und legen Sie die Gästelisten in verschiedenen Blättern an, wie wir es in unsere Vorlage gemacht haben. So behalten Sie eine gute Übersicht und haben trotzdem alle Informationen an einem Platz.

Sie können Ihre Gästelisten auch noch weiter aufteilen und passend zur Feier anlegen:

• Eine Gästeliste für den Polterabend
• Eine Gästeliste für die Trauung
• Eine Gästeliste für die Hochzeitsfeier

Tipp: Für die Art der Feier können Sie auch Spalten in Ihrer Haupt-Gästelisten einfügen.

Entspannt die Hochzeit feiern, mit den richtigen Gästen.

Wann die Gästeliste anlegen?

Erst, wenn feststeht, wie viele Gäste Sie einladen möchten, können Sie die Papeterie und alles rund um den Veranstaltungsort planen. Deshalb ist es wichtig, dass Sie mit dem Erstellen der ersten Gästeliste für das Verschicken der Save-the-Date-Karten oder Einladungskarten so früh wie möglich beginnen. Idealerweise sollten Sie gleich nach der Verlobung, also ca. ein Jahr vor der Hochzeit, mit der Planung beginnen:

• Gästeliste für die Save-the-Date-Karten/Einladungskarten: spätestens ca. acht Monate vor der Hochzeit
• Gästeliste für die Feier: spätestens ca. vier Monate vor der Hochzeit (nach dem Datum, an dem Rückmeldung erwartet wird)
• Gästeliste für Dienstleister: spätestens ca. drei Monate vor der Hochzeit

Legen Sie rechtzeitig vor dem Verschicken der Save-the-Date-Karten und Einladungskarten eine Gästeliste an.

Wen und wie viele Gäste einladen?

Großeltern, Cousinen und Kollegen – mit welchen Gästen möchte ich meine Hochzeit feiern? Oft geht es dabei nicht nur um persönliche Vorlieben, sondern auch um Verpflichtungen. Denken Sie jedoch immer daran, dass es Ihr großer Tag ist und Sie sich wohlfühlen müssen. Am Ende dieses Artikels geben wir Tipps, wie Sie das Problem einer zu langen Gästeliste lösen.

Doch erst einmal zurück zur Planung. Leichter wird es, wenn Sie absteigend Prioritätsgruppen anlegen. Das kann so aussehen:

• 1. Verwandte ersten und zweiten Grades
• 2. Personen mit besonderer Rolle (zum Beispiel Trauzeugen)
• 3. Enge Freunde
• 4. Verwandte dritten Grades
• 5. Arbeitskollegen und Bekannte

Legen Sie auch den Rahmen der Hochzeit fest:

• Was ist das maximale Budget für die Hochzeit?
• Was ist die maximale Gästeanzahl?
• Wollen Sie die Kinder der Gäste mit einladen? Wie sieht es mit erwachsenen Kindern aus?
• Wollen Sie die Partner der Gäste mit einladen?
• Wollen Sie unterschiedliche Feiern zelebrieren – Polterabend, Trauung, Hochzeitsfeier – und hier unterschiedliche Gäste einladen?

Eine Hochzeitsfeier kann auch im kleinen Rahmen und mit wenigen Gästen feierlich werden.

Gästeliste – alle wichtigen Angaben

Nachdem Sie angefangen haben, sich über die Anzahl der Gäste Gedanken zu machen, geht es an das Anlegen der Gästelisten. Wir zeigen, welche Angaben die einzelnen Listen enthalten müssen.

Gästeliste, wenn Gäste noch nicht feststehen

Ihre erste Gästeliste umfasst alle Gäste, die Sie für Ihre Hochzeitsfeier, Trauung und/oder Polterabend einladen möchten. Wichtige Angaben sind:

• Anrede
• Vorname/Nachname oder Familienname
• Straße/Hausnummer
• Postleitzahl/Ort
• Personenzahl
  • Erwachsene
  • Kinder
• Gast von
• Helfer für
• Besondere Rolle (Brautjungfer usw.)
• Einladen
  • Auf jeden Fall
  • Vielleicht

Gästeliste, wenn Gästeanzahl schon feststeht

Die Einladungskarten sind verschickt, dann können Sie die Gästeliste für die Feier anlegen. Folgende Angaben sind wichtig:

• Anrede
• Vorname/Nachname oder Familienname
• Straße/Hausnummer
• Postleitzahl/Ort
• Personenzahl
  • Erwachsene
  • Kinder
• Gast von
• Gruppe
  • Verwandte
  • Freunde
  • Kollegen
• Land
• Email
• Telefon
• Save-the-Date-Karte versendet
• Einladungskarte versendet
• Zusage
• Ja
• Nein
• Vielleicht
• Angaben zum Essen
• Helfer für
• Besondere Rolle (Brautjungfer usw.)
• Hotelzimmer
  • Hotel
  • Zimmernummer
  • Anreisetag
  • Abreisetag
  • Anzahl Zimmer

Folgende Angaben können Sie ebenfalls auf der Gästeliste vermerken:

• Einladung zum Polterabend
• Einladung zur Trauung
• Einladung zur Hochzeitsfeier
• Tageszeit
  • Trauung/Feier Nachmittag
  • Feier Abend
• Erhaltendes Geschenk
• Danksagungskarte verschickt

Tipp: Die Tageszeit können Sie angeben, wenn Sie wissen, dass Gäste nur am Nachmittag oder Abend dabei sein werden.

Gästeliste für Dienstleister

Bei der Planung Ihrer Gästeliste sollten Sie auch Dienstleister, wie Fotografen oder Caterer, nicht vergessen. Folgende Angaben sind wichtig:

• Anrede
• Vorname/Nachname
• Straße/Hausnummer
• Postleitzahl/Ort
• Unterkunft
• Zuständig für
• Email
• Telefon
• Tageszeit
• Teilnahme beim Essen

Tipp: Sind Dienstleister, wie Fotografen, die ganze Feier über anwesend, dann sollten Sie sie für das Hochzeitsessen mit einplanen.

Vorlage für die Gästeliste

Klicken Sie –hier– und laden Sie sich die Excel-Vorlage für Ihre Hochzeits-Gästeliste herunter. Damit Sie nicht den Überblick verlieren, haben wir die Gästeliste in drei Listen aufgeteilt – Einladungen, Feier und Dienstleister. Sie können die Listen natürlich jederzeit individuell erweitern.

Alles auf einen Blick: die Vorlage für Ihre Hochzeits-Gästeliste.

Problemlösungen: Die Gästeliste ist zu lang

Ein großes Problem bei der Erstellung der Gästeliste entsteht dann, wenn die Anzahl der Gäste das Maximum überschreitet. Dafür gibt es zum Glück einige Lösungsvorschläge.

1.    Polterabend, Trauung und Hochzeitsfeier trennen

Wenn Ihre Gästeliste die maximale Gästeanzahl für Ihre Hochzeitsfeier überschreitet, dann können Sie die Gäste auf drei oder zwei Feiern verteilen – Polterabend, Trauung, Hochzeitsfeier. Besonders bei Arbeitskollegen und Bekannten bietet es sich an, diese eher informell zum Polterabend einzuladen.

2.    Ersatz-Liste anlegen

Legen Sie für die Einladungen auch eine Ersatz-Gästeliste an. Sollte jemand absagen, können Personen aus der Ersatzliste nachrücken.

Kinder und Partner der Gäste können das Hochzeitsfest bereichern, aber auch die Gästeliste vergrößern.

Kinder und Partner der Gäste können das Hochzeitsfest bereichern, aber auch die Gästeliste vergrößern.

3.    Kinder und Partner nicht oder nur bei engen Freunden und Verwandten einladen

Gäste haben oft Partner oder Kinder, deren Anwesenheit Sie bei der Planung der Gästeliste bedenken müssen. Legen Sie deshalb früh fest, ob Kinder und Partner auch eingeladen werden. Falls Sie sich dagegen entscheiden, weisen Sie höflich drauf hin, dass nur im kleinen Kreis gefeiert wird.

Alternativ können Sie sich auch dazu entschließen, Kinder und Partner nur bei Verwandten ersten und zweiten Grades und engen Freunde mit wichtigen Rollen bei der Hochzeit einzuladen. Dies sollten Sie jedoch auch mit Begründung kommunizieren.

Eine weitere Option ist, dass Sie Kinder und Partner nur bei der Trauung mit einbinden, bei der meist bevorzugt enge Verwandte und Freunde eingeladen werden.

4.    Maximale Zahl an Verwandten bei ungleicher Familiengröße

Nicht immer sind die Familiengrößen auf beiden Seiten des Hochzeitspaares gleichmäßig verteilt. Um die Gästeliste zu begrenzen und ein Ungleichgewicht zu verhindern, können Sie festlegen, dass sich die maximale Gästeanzahl von Verwandten nach der kleineren Familie richtet.

Der Planung Ihrer Hochzeitsgästeliste sollte nun nichts mehr im Weg stehen. Sind Sie noch auf der Suche nach der passenden Papeterie? Dann lassen sie sich von unseren Hochzeitskarten inspirieren. Beim Planen und Gestalten hilft Ihnen auch unsere Checkliste für die Hochzeitspapeterie. Wir wünschen Ihnen ein schönes Hochzeitsfest!

Bilder: Bild 1: gettyimages.de/ hatman12, Bild 2: gettyimages.de/ DGLimages, Bild 3: gettyimages.de/ VictoriaBee, Bild 4 und Bild 5: gettyimages.de/ omgimages