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Virtuelle Zusammenarbeit: 8 effektive Tipps

Ortsunabhängiges Arbeiten gehört längst zum beruflichen Alltag. Doch arbeiten virtuelle Teams genauso produktiv wie Mitarbeitende, die sich jeden Tag persönlich sehen? Die Antwort lautet: Ja, wenn Sie die richtigen Voraussetzungen dafür schaffen. Wir geben Ihnen in diesem Artikel acht praktische Tipps an die Hand, mit denen Sie die virtuelle Zusammenarbeit Ihrer Remote-Teams optimieren – von der nötigen Technik bis zur effektiven Kommunikation.

Frau mit Kopfhörern sitzt am Laptop

Das erwartet Sie in diesem Artikel:

Digitale Zusammenarbeit: Ja oder Nein?

Die digitale Zusammenarbeit lässt räumliche Grenzen verschwimmen: Mitarbeitende können von überall aus arbeiten, ob im Homeoffice, in Coworking-Spaces oder in der Bahn. Ein virtuelles Team ist dadurch gekennzeichnet, dass die Mitglieder vollständig über digitale Medien zusammenarbeiten, der persönliche Kontakt fällt weg.

Ohne Frage bringt das für das Unternehmen und die Mitarbeitenden eine Reihe an Vorteilen mit sich. Gleichzeitig ist die effiziente und reibungslose Zusammenarbeit von räumlich getrennten Teams, Abteilungen oder Unternehmensbereichen kein Selbstläufer. Wer die Vorzüge der virtuellen Teamarbeit ausschöpfen will, muss entsprechende Maßnahmen ergreifen.

Gut zu wissen: Die Begriffe „Remote Work“ und „New Work“ tauchen in diesem Kontext immer häufiger auf. Remote Work beschreibt nichts anderes als das ortsungebundene, mobile Arbeiten. New Work dagegen steht für ein komplett neues Verständnis von Arbeit – ein Konzept, das in Zeiten von Digitalisierung und Globalisierung immer mehr in den Fokus rückt. New-Work-Teams zeichnen sich durch agiles Arbeiten, Selbstverwirklichung und Eigenverantwortung aus. In diesem Ansatz ist digitale Teamarbeit ein essenzieller Bestandteil.

Vorteile von virtuellen Teams

Unternehmen können in vielerlei Hinsicht von virtueller Zusammenarbeit profitieren. Hier sind einige Beispiele:

  • Talentpool: Geografische Barrieren fallen weg und Sie können die besten Talente beschäftigen, egal woher sie kommen.
  • Kosteneinsparung: Arbeitgeber reduzieren die Kosten für große Räumlichkeiten, in denen alle Mitarbeitenden Platz finden. Und für Arbeitnehmer fällt die Anfahrt zum Arbeitsplatz weg, wodurch sie jede Menge Zeit und Geld sparen.
  • Produktivität: Mitarbeitende im Homeoffice sind zeitlich und örtlich flexibel. So können sie Arbeit und Privates besser vereinen und ihre produktivsten Zeiten optimal ausnutzen.
  • Mitarbeiterzufriedenheit: Flexible Arbeitszeiten und eine verbesserte Work-Life-Balance führen zu zufriedenen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen. Das zahlt sich auch auf das Arbeitsklima aus.
  • Umwelt: Da Anfahrtswege wegfallen, verbessern Sie den ökologischen Fußabdruck Ihres Unternehmens. Das gilt nicht nur für die Mitarbeitenden, sondern auch für Meetings mit Kunden. Denn mit den Technologien, die Sie für die virtuelle Zusammenarbeit ohnehin benötigen, lassen sich auch Kundentermine problemlos digital durchführen.

Herausforderungen der virtuellen Teamarbeit

Die Vorteile der Remote-Zusammenarbeit sprechen für sich. Ganz so einfach ist es in der Praxis aber nicht. Dem gegenüber stehen einige Herausforderungen, auf die Sie gut vorbereitet sein sollten. Dazu gehören:

  • Kommunikationsprobleme: Es kann schneller zu Missverständnissen kommen, wenn Teams rein virtuell kommunizieren. Der Grund liegt darin, dass nonverbale Signale wegfallen und bei internationalen Teams kommen erschwerend kulturelle Unterschiede dazu.
  • Abhängigkeit von Technologie: Virtuelle Zusammenarbeit funktioniert nur mit der richtigen Technologie. Ist diese nicht gegeben oder fällt die Technik aus, dann ist eine effektive Teamarbeit kaum mehr möglich.
  • Erschwertes Teambuilding: Ohne den persönlichen Kontakt ist der Aufbau eines Wir-Gefühls im Team deutlich schwieriger. Auch das Vermitteln einer einheitlichen Unternehmenskultur stellt eine Herausforderung dar.
  • Mangelnde Struktur: Flexible Arbeitszeiten, unterschiedliche Zeitzonen und Co. erschweren das Festlegen von klaren Strukturen. Diese wiederum sind nötig, um für alle Team-Mitglieder einen regelmäßigen und zuverlässigen Austausch zu gewährleisten.
  • Selbstorganisation im Homeoffice: Zwar hat die Zusammenarbeit aus dem Homeoffice heraus viele Vorteile, dennoch verlangt sie den Remote-Mitarbeitenden ein hohes Maß an Selbstorganisation ab – vor allem, wenn Kinder im Spiel sind.
  • Vertrauensbasis als Voraussetzung: Digitale Zusammenarbeit erfordert, dass Führungskräfte ihren Mitarbeitenden viel Vertrauen entgegenbringen. Im Umkehrschluss müssen sie auch Personal auswählen, das sich für eine virtuelle Teamarbeit eignet.
Infografik zu Vor- und Nachteilen von virtueller Zusammenarbeit

Die Vor- und Nachteile von virtueller Zusammenarbeit auf einen Blick.

8 Tipps für die Zusammenarbeit in virtuellen Teams

Digitale Teamarbeit funktioniert nur, wenn Sie in Ihrem Unternehmen die richtigen Vorkehrungen treffen. Wir geben Ihnen im Folgenden einen Überblick zu den wichtigsten Erfolgsfaktoren.

Gut zu wissen: Virtuelle Zusammenarbeit erfordert ein Umdenken – nicht nur für Mitarbeitende, sondern auch für Führungskräfte. Digital Leadership (digitale Führung) zeichnet sich durch die

  • Offenheit für Veränderungen,
  • digitale Kompetenz
  • und einen agilen Führungsstil aus.

Wer virtuelle Teams erfolgreich leiten will, muss den einzelnen Mitgliedern Freiräume gewähren und ihnen trotz der Entfernung zeigen, dass sie gehört und wertgeschätzt werden.

1. Statten Sie Ihre virtuellen Teams mit der nötigen Technik aus.

Wenn Ihre Team-Mitglieder an verschiedenen Orten arbeiten, darf eine Grundausstattung an technischen Geräten nicht fehlen. Das umfasst

  • einen Laptop, der für die auszuführende Arbeit angemessen ist,
  • ein Headset mit Mikrofon,
  • mindestens einen externen Bildschirm,
  • Maus und Tastatur sowie
  • bei Bedarf ein Firmenhandy oder Telefon.

Darüber hinaus können eine Webcam, ein Multifunktionsdrucker und ergonomische Möbel sinnvolle Ergänzungen sein. Sollten Sie sich für eine Bring-Your-Own-Device-Regelung (BYOD) entscheiden, bei der Mitarbeitende ihre privaten Endgeräte für die Arbeit nutzen, müssen Sie Aspekte rund um IT- und Datensicherheit berücksichtigen. Setzen Sie auf ein zuverlässiges Sicherheitskonzept mit klaren Regelungen und Vereinbarungen.

Tipp: Ohne Internet gibt es keine Zusammenarbeit im Homeoffice. Es erklärt sich von selbst, dass Ihre Team-Mitglieder eine stabile Internetverbindung am Arbeitsplatz benötigen. Falls es hierbei Probleme gibt, kann ein WLAN-Repeater helfen, der das Signal verstärkt und die Reichweite des Internets ausweitet.

2. Nutzen Sie die richtigen Tools.

Schnell mal ins Büro des Kollegen gehen und die Frage besprechen – in virtuellen Teams ist das nicht möglich. Hier sind digitale Tools das A und O, um trotz der räumlichen Trennung eine reibungslose Zusammenarbeit und Kommunikation zu gewährleisten. Darüber hinaus ist es unerlässlich, dass Ihre Mitarbeitenden die verwendeten Software-Programme sicher bedienen können. Die dafür nötigen technologischen Fähigkeiten können Sie zum Beispiel im Rahmen von Schulungen vermitteln.

Die Grundlage für effektive digitale Zusammenarbeit bilden Tools für:

  • Videokonferenzen und interne Kommunikation
  • Koordination von Projekten und Aufgaben
  • File-Sharing und gemeinsames Bearbeiten von Dokumenten
  • Kollaboration im Team (zum Beispiel für Brainstorming)

3. Wählen Sie die passenden Team-Mitglieder aus.

Nicht jeder ist für das Arbeiten im Homeoffice gemacht. Achten Sie daher bereits bei der Auswahl Ihrer virtuellen Teams darauf, die passenden Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen zu finden. Zu den wichtigsten Kompetenzen zählen technologisches Know-how, Kommunikationsfähigkeiten sowie ein hohes Maß an Eigenverantwortung und Selbstständigkeit. Die Teammitglieder müssen in der Lage sein, sich im Homeoffice gut zu organisieren und zu motivieren. Diese Aspekte können Sie bereits beim Vorstellungsgespräch mit gezielten Fragen abklopfen.

Wichtig: Außerdem ist es sinnvoll, die Größe Ihrer Teams geringzuhalten. Virtuelle Zusammenarbeit funktioniert am besten, wenn ein Team aus nicht mehr als zehn Mitgliedern besteht. Denn sonst ist nicht nur der Vertrauensaufbau schwierig, sondern es besteht auch die Gefahr, dass die einzelnen Mitglieder den Wert ihres Beitrags nicht mehr erkennen.

Person nimmt an Videokonferenz mit vier Kollegen teil

Virtuelle Teams sollten aus maximal zehn Mitgliedern bestehen, um effizient arbeiten zu können.

4. Heißen Sie neue Remote-Mitarbeitende willkommen.

Wenn ein neuer Kollege den ersten Tag im Büro antritt, wartet meist eine Ansprechperson, die die Einweisung übernimmt und auf dem Schreibtisch steht ein kleines Präsent. Auch bei neuen Remote-Mitarbeitenden sollte ein solcher Willkommensgruß nicht fehlen. Machen Sie den Neuzugängen eine Freude und senden Sie ein Willkommenspaket per Post direkt ins Homeoffice. Darin können Werbemittel mit Ihrem Logo, eine Willkommens-Karte mit lieben Grüßen und andere Präsente enthalten sein.

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Gerade in den ersten Arbeitstagen ist es das Ziel, den neuen Mitarbeitenden ein Gefühl von Zugehörigkeit und Sicherheit zu vermitteln, auch wenn Sie sie nicht persönlich kennenlernen können. Stellen Sie daher sicher, dass alle benötigten Geräte und Informationen pünktlich zum Arbeitsbeginn zur Verfügung stehen. Bedenken Sie, dass es für Remote-Mitarbeitende sehr schwierig ist, alle Kollegen kennenzulernen. Was im Büro beim Mittagessen automatisch passiert, ist hier keine Selbstverständlichkeit. Ein gemeinsames Kennenlern-Meeting mit allen Team-Mitgliedern eignet sich gut, um alle Team-Mitglieder bekanntzumachen. Außerdem ist es sinnvoll, den Neuzugängen einen Mentor zur Seite zu stellen, der in den ersten Wochen als feste Ansprechperson dient.

5. Legen Sie klare Strukturen für die virtuelle Zusammenarbeit fest.

Da in Remote-Teams der persönliche Kontakt fehlt, kann es häufiger zu Fehlkommunikation kommen. Es ist daher entscheidend, dass Sie Arbeitsabläufe und Strukturen klar definieren. Über welche Kanäle kommunizieren Sie welche Anliegen? Wer ist Ansprechpartner bei welchen Fragen? Wie geben Sie Feedback? Gibt es einen Zeitraum, in dem alle Mitarbeitenden erreichbar sein sollen und so weiter? Je klarer die Strukturen, desto seltener kommt es zu Missverständnissen, Frustration oder ineffizienten Prozessen.

Oft steht die Zusammenarbeit in virtuellen Teams in direkter Verbindung mit flexiblen Arbeitszeiten. Der eine beginnt die Arbeit um 7 Uhr, die andere um 10 Uhr. Für Mitarbeitende bietet diese Flexibilität einen enormen Mehrwert, dennoch birgt sie gerade für digitale Zusammenarbeit einige Fallstricke. Sorgen Sie dafür, dass die Team-Mitglieder ihren aktuellen Arbeitsstatus für alle sichtbar machen können. In vielen Kommunikationstools lassen sich Emojis einstellen, durch die deutlich wird, ob ein Kollege zum Beispiel gerade Pause macht, in einem Meeting ist oder Urlaub hat.

6. Fördern Sie die Kommunikation.

Ein kurzes Gespräch an der Kaffeemaschine, ein Austausch beim Einräumen der Spülmaschine, der gemeinsame Weg zum Bäcker in der Mittagspause – all diese persönlichen Interaktionen fallen bei der virtuellen Zusammenarbeit weg. Umso herausfordernder ist es, eine Vertrauensbasis zwischen den Team-Mitgliedern aufzubauen und den Zusammenhalt zu stärken. Die Aufgabe besteht darin, eine regelmäßige Kommunikation zu initiieren. So lernen sich die Kollegen besser kennen und haben die Möglichkeit, ihre Anliegen, Probleme oder Fragen zu besprechen.

Gut eignen sich zum Beispiel wöchentliche Meetings mit allen Mitarbeitenden oder Team-Mitgliedern. Auch regelmäßige 1-zu-1-Gespräche mit dem Vorgesetzten sind eine Möglichkeit, um den regelmäßigen Austausch zu fördern. Idealerweise gestalten Sie die virtuellen Meetings interaktiv, sodass sich alle Beteiligten einbringen können. Grundsätzlich gilt: Wenn Sie Konflikte oder wichtige Probleme besprechen wollen, greifen Sie lieber auf das Videogespräch zurück und vermeiden Sie die schriftliche Kommunikation via E-Mail.

Tipp: Ob Meeting, E-Mail oder Chat – auf allen Kanälen sollten Sie auf eine effektive Kommunikation achten. Zu wenig ist hier genauso ungünstig wie zu viel. Das Team sollte in der Lage sein, die richtigen Prioritäten zu setzen. Das heißt: Nur das kommunizieren, was wirklich relevant ist und nur an die Personen richten, die wirklich beteiligt sein müssen.

Person schreibt auf Tastatur des Laptops

Konflikte klären Sie besser nicht per E-Mail, sondern im persönlichen Austausch über Videochat.

7. Bauen Sie auch virtuell ein Wir-Gefühl auf.

Damit sich ein Gefühl von Zugehörigkeit und Teamgeist einstellt, sollten Sie neben dem beruflichen Austausch auch Raum für informelle und persönliche Kommunikation schaffen. Hier sind einige Ideen, die sich für die virtuelle Teamarbeit eignen:

  • Richten Sie Gruppenkanäle in Ihrem Kommunikationstool ein.
  • Organisieren Sie regelmäßig eine virtuelle Mittagspause.
  • Planen Sie in Meetings bewusst etwas Zeit für lockere Gespräche ein.
  • Ergreifen Sie Maßnahmen für virtuelles Teambuilding.
  • Veranstalten Sie Events oder Betriebsausflüge, bei denen sich die Team-Mitglieder „live“ treffen können.

8. Achten Sie bei digitaler Zusammenarbeit auf kulturelle Unterschiede.

Virtuelle Zusammenarbeit lässt räumliche Grenzen verschwinden. So können Menschen aus der ganzen Welt in einem Team zusammenarbeiten – was wiederum neue Herausforderungen mit sich bringt. Zeitzonen müssen beachtet werden und kulturelle Unterschiede sowie sprachliche Barrieren können schnell zu Missverständnissen führen.

Ein Beispiel: Während in Deutschland Botschaften direkt und eindeutig übermittelt werden, ist in China oder Japan eine indirekte Kommunikation verbreitet. Hier spielt soziale Harmonie eine große Rolle und Botschaften werden implizit und vorsichtig geäußert. Die direkte Kommunikation der deutschen Kultur kann schnell unhöflich oder sogar beleidigend wirken.

Das Überwinden von interkulturellen Unterschieden in einem globalen Team ist die Basis für eine effiziente virtuelle Zusammenarbeit. Zunächst erfordert das ein Verständnis der anderen Kultur. Interkulturelle Trainings sind eine gute Möglichkeit, um dieses Wissen zu vermitteln und die Team-Mitglieder für den Umgang mit anderen Kulturen zu sensibilisieren.

Virtuelle Zusammenarbeit: So motivieren Sie Ihr Team

New-Work-Teams, hybride Arbeitsmodelle und virtuelle Zusammenarbeit sind bereits jetzt ein fester Teil der Gesellschaft und werden auch zukünftig weiter an Bedeutung gewinnen. Ob im Büro oder Homeoffice, ob digital oder persönlich – in jedem Fall ist es wichtig, dass Sie Ihren Mitarbeitenden Wertschätzung entgegenbringen.

Motivieren Sie Ihr Team, indem Sie ihm Verantwortung übertragen, die Talente und Fähigkeiten fördern, eine offene Feedback-Kultur pflegen und Erfolge anerkennen. Auch Präsente zu Weihnachten, Geburtstag und Co. sind eine schöne Geste, um Danke zu sagen. In unserem Shop entdecken Sie passend dazu eine große Auswahl an Glückwunschkarten, Dankeskarten und Geschenkideen.

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