Willkommensgruß für neue Kolleginnen und Kollegen – 7 Tipps für einen guten Start
Der erste Eindruck zählt – das gilt auch bei der Arbeit. Neue Mitarbeitende sollen sich von Anfang an in Ihrem Unternehmen wohlfühlen, bereiten Sie Ihnen daher eine herzliche Begrüßung. Wir geben Ihnen sieben Tipps an die Hand, mit denen der Willkommensgruß für neue Kolleginnen oder Kollegen zum Erfolg wird. Erfahren Sie auch, wie Sie „Neulinge“ direkt im Team integrieren.
Das erwartet Sie in diesem Artikel:
- Heißen Sie neue Kollegen gebührend willkommen
- 7 Tipps zur Begrüßung neuer Mitarbeiter
- Nehmen Sie sich Zeit beim Willkommensgruß für neue Kolleginnen und Kollegen
Heißen Sie neue Kollegen gebührend willkommen
Der erste Arbeitstag im neuen Unternehmen ist mit viel Aufregung verbunden. Das Umfeld ist fremd und tausende Informationen prasseln auf den Neuling ein. Damit neue Mitarbeitende direkt einen guten Eindruck bekommen und sich willkommen fühlen ist ein reibungsloser Ablauf essenziell.
Nehmen Sie sich also Zeit, um neuen Mitarbeiterinnen oder Mitarbeitern eine herzliche Begrüßung zu bereiten. Das macht nicht nur den Start einfacher, sondern hilft Ihnen auch auf lange Sicht:
- Sie sorgen direkt für Motivation, was sich in den kommenden Wochen auszahlen wird.
- Sie beschleunigen das Teambuilding und somit eine produktive Zusammenarbeit.
- Sie machen einen guten Eindruck und zahlen auf den Ruf Ihres Unternehmens
- Sie stellen alle wichtigen Informationen bereit, sodass neue Kollegen schneller mit ihren eigentlichen Aufgaben starten können.
Den Willkommensgruß neuer Mitarbeiter oder Mitarbeiterinnen sollte die Geschäftsführung persönlich, oder in großen Unternehmen die Abteilungsleitung beziehungsweise die jeweiligen Vorgesetzten übernehmen. Damit zeigen Sie Respekt und Wertschätzung.
Lese-Tipp: Wie Sie auch unabhängig davon Ihrem Team Wertschätzung entgegenbringen, erfahren Sie in unserem Magazin.
7 Tipps zur Begrüßung neuer Mitarbeiter
Wie genau Sie den Willkommensgruß für die neue Kollegin oder den Kollegen gestalten sollten, lässt sich natürlich nicht pauschal sagen. Faktoren wie die Unternehmensgröße und -kultur spielen dabei eine große Rolle. Wir zeigen Ihnen daher sieben allgemeingültige Tipps, die Sie für Ihre Firma anpassen und nutzen können.
Wir geben Ihnen sieben Tipps zur Begrüßung neuer Mitarbeiter – vom Empfang bis zum Willkommensgeschenk.
1. Begrüßungsmail vor dem Start
Um einen reibungslosen Ablauf am ersten Tag zu gewährleisten, bietet sich eine Begrüßungsmail an, die Sie bereits im Vorfeld verschicken. Hier geben Sie alle wichtigen Informationen weiter und klären Formalitäten frühzeitig. Die E-Mail enthält einen ersten Willkommensgruß für die neue Kollegin oder den neuen Kollegen – so drücken Sie Ihre Freude auf die Zusammenarbeit aus.
Darüber hinaus sollten Sie insbesondere die folgenden Fragen berücksichtigen:
- Um welche Uhrzeit startet der erste Tag?
- Wo soll er/sie hinkommen beziehungsweise sich melden?
- Wie wird der grobe Ablauf sein? Gibt es Besonderheiten?
- Welche Unterlagen, Daten oder Utensilien werden benötigt?
- Wer steht am ersten Tag als Ansprechpartner zur Verfügung?
Je nach Unternehmenskultur wählen Sie einen eher formellen oder lockeren Ton, entweder in Du- oder Sie-Form. Hängen Sie nach Bedarf erste Dokumente an, wie die Sicherheitsvorschriften oder Parkhinweise. Wichtig ist auch, dass Sie die Willkommensmail bereits einige Tage vor dem ersten Arbeitstag absenden, sodass genügend Vorbereitungszeit bleibt. Üblich sind etwa vier Tage im Voraus.
Tipp: Informieren Sie auch das Kollegium über den Beginn des neuen Mitarbeitenden. Wenn er oder sie im Unternehmen ankommt und in lauter fragende Gesichter blickt, macht das keinen guten Eindruck.
2. Bereiten Sie einen herzlichen Empfang
Der große Tag ist gekommen! Jetzt heißt es, dem neuen Kollegen oder der neuen Kollegin eine möglichst freundliche Begrüßung zu bereiten. Idealerweise übernehmen die Vorgesetzten oder die Geschäftsführung selbst den Empfang. Das ist zeitlich nicht möglich? Dann bestimmen Sie jemanden aus dem Team, der den neuen Kollegen willkommen heißt, zum Arbeitsplatz führt und erste Einweisungen übernimmt.
Wichtig: Die persönliche Begrüßung sollten die Vorgesetzten oder Geschäftsführenden schnellstmöglich nachholen. Planen Sie in jedem Fall genügend zeitliche und personelle Kapazitäten für die Begrüßung und Einführung in den ersten Tagen ein.
3. Begrüßungsschreiben für neue Mitarbeiter
Wer freut sich nicht über ein paar nette Worte zum Start in einem neuen Unternehmen? Zeigen Sie Wertschätzung, indem Sie Ihren neuen Mitarbeitern ein schriftliches Begrüßungsschreiben oder eine Willkommenskarte vorbereiten. Dieses können Sie auf dem Arbeitsplatz als kleine Überraschung deponieren.
Mit einer Willkommenskarte oder einem Begrüßungsschreiben überraschen Sie neue Mitarbeiter an ihrem ersten Tag.
Diese persönliche Geste sorgt von Beginn an für ein gutes Gefühl und steigert die Motivation. In Ihrer Karte oder dem Begrüßungsschreiben formulieren Sie einen netten Willkommensgruß an neue Mitarbeiter und wünschen einen erfolgreichen Start. Falls nicht bereits per E-Mail geschehen, können Sie auch hier über den Ablauf des Tages informieren.
So könnte das Schreiben aussehen (Beispiel kollegialer Ton):
Liebe(r) XY,
herzlich willkommen bei [Unternehmen]! Wir freuen uns sehr, dass Du ab jetzt ein Teil unseres Teams bist. Gern stehen wir Dir mit Rat und Tat zur Seite, zögere also nicht, wenn Du Fragen hast.
Wir wünschen Dir einen erfolgreichen ersten Arbeitstag und freuen uns auf die Zusammenarbeit mit Dir.
Viele Grüße
XY
Tipp: Sie möchten neue Mitarbeiter mit einer individuellen Karte überraschen? In unserem Shop finden Sie Blankokarten, die Sie nach Belieben mit Ihrem Logo, Bildern, Texten oder anderen Elementen gestalten können.
4. Willkommenspaket für neue Mitarbeiter
Als i-Tüpfelchen können Sie zusammen mit dem Begrüßungsschreiben ein Willkommenspaket für neue Mitarbeiter hinterlassen. Dieses kann hochwertige Werbemittel, kleine Präsente oder sogar personalisierte Geschenke enthalten. Der Klassiker sind Notizbücher, Stifte oder andere Präsente mit Ihrem Unternehmenslogo. Eine schöne Idee sind auch Pflanzen für den Schreibtisch, Naschereien oder Gutscheine für lokale Läden, Restaurant und Co.
Tipp: In unserem Shop finden Sie zahlreiche Präsente, die sich bestens für das Willkommenspaket für neue Mitarbeiter eignen.
5. Vorstellung bei den anderen Kollegen
Der Start im neuen Unternehmen fällt leichter, wenn Sie die „Neulinge“ direkt mit den Kollegen bekanntmachen. So fallen erste Hürden und das gegenseitige Kennenlernen geht einfacher von der Hand. Ein Rundgang durch die Firma oder die jeweilige Abteilung sollte nicht fehlen. Nutzen Sie die Gelegenheit und stellen Sie die künftigen Kollegen einander vor. Wenn an dem Tag ein Team-Meeting ansteht, ist dies ebenfalls eine gute Gelegenheit, um neue Kollegen willkommen zu heißen.
Gerade wenn es sich um ein großes Unternehmen handelt und nicht das gesamte Kollegium per Rundgang oder Meeting abgedeckt werden kann, sollten Sie zusätzlich ein Rundschreiben oder eine Rundmail vorbereiten. Hierbei stellen Sie den Neuzugang kurz vor und integrieren beispielsweise folgende Inhalte:
- Willkommensgruß für neue Kollegin oder Kollegen
- Vollständiger Name und Kontaktdaten
- Funktion und Abteilung
- Bisheriger Werdegang
- Aktuelles Foto (mit Einverständnis)
Hier ein Beispiel:
Liebe Kollegen und Kolleginnen,
wir freuen uns, dass wir ab heute [Name] als Teil unseres Teams begrüßen dürfen. Er/Sie startet als [Funktion] im Bereich [Abteilung]. Herzlich willkommen, [Name]!
Nach seiner/ihrer Ausbildung als [Bezeichnung] hat [Name] langjährige Erfahrung im [Bezeichnung] gesammelt. Nun wird er/sie unser Team tatkräftig unterstützen und sich aller Fragen rund um [Thema] annehmen.
Ihr erreicht [Name] unter der Telefonnummer [Nummer] oder der Mail-Adresse [Mail].
Viele Grüße
XY
Eine kreative Variante ist ein Vorstellungsschreiben in Interviewform. Das erfordert allerdings etwas Vorbereitung. Stellen Sie Fragen aus dem beruflichen oder privaten Bereich, zum Beispiel nach Hobbys, dem Lieblingsessen oder dem beruflichen Hintergrund.
Lese-Tipp: Im geschäftlichen Kontext spielt der richtige Ton eine wichtige Rolle. Lesen Sie in unserem Magazin, was es in puncto gendergerechte Sprache und beim Schreiben von Geschäftsbriefen zu beachten gibt. Außerdem finden Sie passende Grußformeln für Briefe, Karten und E-Mails sowie Tipps zur richtigen Anrede.
Neue Mitarbeitende können Sie zum Beispiel bei einem Team-Meeting willkommen heißen und vorstellen.
6. Einen Ansprechpartner benennen
Gerade in den ersten Tagen und Wochen entstehen unzählige Fragen. Es ist daher sinnvoll, einen festen Ansprechpartner zu benennen, an den sich neue Mitarbeitende wenden können. Er fungiert als eine Art „Pate“ und zeigt alles, was in den ersten Tagen wichtig ist – von der Bedienung der Kaffeemaschine über Gepflogenheiten im Team bis hin zum Lagerort für Büromaterial. Idealerweise sollte jemand aus dem Kollegium diese Aufgabe übernehmen, der auch später mit dem neuen Mitarbeitenden zusammenarbeitet.
7. Ideen für die Integration neuer Mitarbeiter
Der erste Arbeitstag ist für alle Beteiligten eine Herausforderung – scheuen Sie also keine Mühen, um bereits beim Onboarding die neuen Mitarbeiter gut zu integrieren. Mit einfachen Maßnahmen stärken Sie von Beginn an das Zugehörigkeitsgefühl und fördern die Bindung im Team:
- Gemeinsames Mittagessen oder Kaffeetrinken
- Feierabendausklang in einem nahegelegenen Lokal
- Kreative Schnitzeljagd durch das Büro
- Kreuzworträtsel mit Fragen zu „Fun Facts“ über die Kollegen
- Teamevent, Spieleabend oder Ähnliches
Tipp: Sie haben sich für ein gemeinsames Essen entschieden? Lesen Sie in unserem Magazin, welche Regeln Sie bei einem Geschäftsessen einhalten sollten.
Nehmen Sie sich Zeit beim Willkommensgruß für neue Kolleginnen und Kollegen
Der erste Arbeitstag ist nervenaufreibend – gestalten Sie ihn für den Neuankömmling daher so angenehm wie möglich. Ein persönlicher Willkommensgruß ist essenziell, damit sich neue Kolleginnen und Kollegen von Anfang an wohlfühlen. Sparen Sie nicht an Zeit und Mühe, um eine durchdachte Begrüßung für neue Mitarbeiter zu organisieren und sie direkt beim Onboarding im Team zu integrieren. Mit einer guten Vorbereitung vermeiden Sie Chaos und machen einen guten ersten Eindruck.
Übrigens: In unserem Magazin finden Sie mehr hilfreiche Tipps rund um den beruflichen Alltag. Erfahren Sie zum Beispiel, wie Sie Werbemittel sinnvoll nutzen oder welche personalisierten Geschenke sich für Mitarbeiter, Kunden und Co. eignen. Außerdem geben wir Ihnen Checklisten an die Hand, wie Sie ein Sommerfest oder einen Tag der offenen Tür in Ihrer Firma planen.
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